Arbeiten am Empfang Tipps

An der Rezeption arbeiten Tipps

Sie können selbstständig arbeiten und behalten den Überblick. Es wird von vielen Menschen verwendet, um dem Anrufer "Ich habe viel Arbeit" zu signalisieren. Rezeptionisten, der Name sagt alles, arbeiten an der Rezeption. Ob in Hotels, Restaurants oder auch in größeren Unternehmen, ich habe bald ein Interview als Empfangsdame. Arbeitswelt, Arbeitsumfeld und Wohlbefinden.

Welche Aufgaben hat eine Empfangsdame?

Ein Empfangssekretär, oft auch Rezeptionist, Frontoffice Manager, Rezeptionist oder Rezeptionist genannt (es gibt natürlich auch Herren an der Rezeption....), hat eine bedeutende Rolle in einem Betrieb. Schließlich geht es darum, dem Gast - egal ob es sich um den Ausbildungsplatzbewerber oder den Hauptgeschäftsführer des bedeutendsten Abnehmerunternehmens dreht - das Gespür zu geben: "You're welcome!

"Darüber hinaus sollte die Firmenphilosophie dem Besucher unmittelbar nach dem Betreten des Gebäudes mitteilt werden. Der Empfangssekretär ist somit ein wichtiger Vertreter und das Unternehmen. Zu den wichtigsten Aufgaben einer Rezeptionistin gehört es, Gäste zu begrüßen. Jeder, der das Bürogebäude betritt, muss sich zuerst an der Rezeption melden. Bereits an dieser Position wird oft entschieden, wie der weitere Hausbesuch abläuft.

Auch wenn das Treffen, zu dem er kam, gut läuft, wird dieser erste Eindrücke weiterhin Wirkung zeigen. Eine höfliche "Hallo, was kann ich für dich tun?" und ein Lachen sind daher ein absolutes Muss, auch wenn du tatsächlich Streß und Wut empfindest. Sobald geklärt ist, was der Gast will, gilt es, ihn so rasch wie möglich zum passenden Gesprächspartner zu führen.

Kolleginnen und Kollegen, die an diesem Tag einen Besuch erwartet, sollten dies mit ihrem Vornamen und der voraussichtlichen Ankunft an der Rezeption frühzeitig bekannt geben. Du weißt auch, wer kommt und zu wem der Gast will und kannst dich darauf einstellen, z.B. durch die Bereitstellung einer Visitenkarte für den Bieter. Wer seinen eigenen Tag plant, weiß, zu welcher Zeit die Rezeption belegt sein muss, sonst sollte man ab und zu im Hause sein.

Ist es in Ihrem Betrieb obligatorisch, dass sich die Gäste an der Rezeption registrieren lassen? Häufig versucht der Anbieter, seine Kontakte mit spontanen Besuchen zu überraschen. Dann sind Sie der erste große Netzfilter und sorgen dafür, dass Ihre Mitarbeiter jederzeit freie Hand haben. Tipp: Wie bei allem anderen gibt es natürlich auch hier eine eigene Zeitungssoftware für die Gästeverwaltung im Hause.

Durch das so genannte Besuchermanagement werden die Teilnehmer an der Rezeption angemeldet und nach dem Betreten des Hauses wieder auschecken. Das hat den Vorzug: Mit einem Klick ist ersichtlich, wer wo im Haus wohnt. Dies können z.B. in Notsituationen sehr wertvolle Informationen sein. Sie können sich als Rezeptionistin um den Besuch kümmern, bis Ihr Mitarbeiter kommt, um ihn mitzunehmen.

Abhängig vom Betrieb kann es darum gehen, Jacke und Regenschirm auszuziehen, einen Drink zu servieren oder, wenn Sie lange Zeit warten, etwas zu lesen. Häufig sucht der Betrachter das Thema und stellt eine Frage. Dann machen Sie einen kleinen Small Talk, aber enthüllen Sie nie zu viel über Ihr Geschäft. Bei einer erneuten Abreise des Gastes ist es oft Sache der Empfangsdame, ein Taxidienst zu bestellen.

Es ist auch hier ratsam, den verantwortlichen Mitarbeiter im Voraus zu fragen, bis wann das Treffen wahrscheinlich dauert und ob danach ein Taxidienst erforderlich ist. Bei Bedarf sind vor dem Verlassen des Hauses Visitenkarten etc. zu hinterlegen. Können Sie einen Gasthof aus Spanien, den USA oder Frankreich in seiner Muttersprache empfangen, wird Ihr Betrieb umgehend fachkundig und umgänglich sein.

Im zweiten Teil können Sie mehr über die Voraussetzungen für eine Rezeptionssekretärin nachlesen. An dieser Stelle sollten Sie übrigens ein Augenmerk darauf richten, wie der Empfang des Betriebes ausieht. Dies heißt nicht, dass Sie reinigen müssen, es gibt eigenes Reinigungspersonal in den Berieb. In den meisten Fällen kümmert sich die Rezeptionssekretärin um die Telefonanlage, insbesondere bei mittelständischen Betrieben.

Mit zunehmender Verbesserung der Zusammenarbeit mit Ihren Mitarbeitern werden Sie diese Aufgabenstellung besser bewältigen können. Zielsetzung solcher Fragestellungen ist es, den Gesprächspartner für seine Anfrage rasch und unkompliziert an den passenden Kontakt zu vermitteln und zu vermeiden, dass er mehrmals weitergeleitet wird. An dieser Stelle hältst du den Rückendeckung deiner Mitarbeiter. Tipp: In vielen Betrieben trifft die Regelung zu: Durchwahlen werden nicht von Dritten weitergeleitet.

Vergleichbare Funktionen erwarten Sie, wenn Sie die zentrale E-Mail-Adresse eines Unternehmens bearbeiten, indem Sie E-Mails an den zuständigen Kontakt weitergeleitet, E-Mail-Adressen und Verteilerlisten gepflegt und Spam, der durch den Spamfilter gelangt ist, aussortiert werden. Wenn Sie für die Postverarbeitung zuständig sind, empfangen Sie einerseits ankommende Briefpost und Päckchen und leiten sie an die Adressaten weiter, anderseits holen Sie am Ende des Arbeitstages die ausgehende Sendung ab, franktieren sie bei Bedarf und geben sie zur Filiale oder in den Postfach.

Sie akzeptieren auch Lieferungen, die von einem Kurier zugestellt werden, bestätigen den Empfang und leiten ihn dann an den Adressaten im Betrieb weiter. Abhängig vom Betrieb gibt es viele weitere Tätigkeiten, die von der Rezeptionssekretärin zu erledigen sind. Andernfalls kann es sehr rasch vorkommen, dass Sie die Aufgabe eines Projektassistenten dazu kommen lassen, aber auf das Honorar einer Empfangsdame arbeiten.

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