Besser Telefonieren

Verbesserte Telefonate

Das Telefonieren ist also eine Kunst, die sich ständig weiterentwickelt. Nachfolgend einige methodische Ansätze für Dinge, die besser gemacht werden können. Bessere Telefonate Studien zufolge telefonieren 90 Prozentpunkte aller Manager mehr als eine Arbeitsstunde, 40 Prozentpunkte noch mehr als zwei Arbeitsstunden pro Tag. Für viele Menschen ist das Telephon daher wohl das bedeutendste Kommunikationsinstrument. Weniger, gezielteres und bewussteres Telefonieren ist daher das Leitmotiv!

Sie haben doch sicher schon E-Mails verfasst, nachdem Sie niemanden per E-Mail kontaktiert haben?

In solchen FÃ?llen sehen Sie, dass ein Anruf oft nicht notwendig ist. Versuche also, die Anzahl der Anrufe, die du machst, im Allgemeinen zu reduzieren: Benutzen Sie das Handy, um in Kontakt zu bleiben, um dringende Auskünfte zu erhalten, oder in Situationen wie z.B. Terminvereinbarungen, die normalerweise per E-Mail schwerfällig sind. Man bat sie, zurückzurufen und wusste aus eigener Anschauung, dass das Gespräch mit diesem Gesprächspartner oft sehr lange dauert:

Beantworten Sie besser per Telefax oder E-Mail, wenn Sie wissen, welche Fragen der Anrufende hatte. Sie können einen Anrufpartner, von dem Sie mehrere Rufnummern haben, nicht erreichen: Ruf danach nicht an, sondern ruf einfach einmal an und hinterlasse eine Mitteilung. Bevor Sie einen Telefonanruf tätigen, vermerken Sie die Rufnummern in einer Anrufliste und diskutieren Sie dann alle Rufnummern mit einem Ansprechen.

Falls Sie mit jemandem auf Tonband oder in der Postfachbox telefonieren und ein Callback nicht erforderlich ist, teilen Sie mir das mit: "Bitte schicken Sie mir die Information, Callback ist dann nicht notwendig. Wenn möglich, kläre immer alles selbst. Durchwahl anfordern Lassen Sie sich die Durchwahl des gesuchten Abonnenten mitteilen, wenn die Zentrale eines Unternehmens Sie darüber informiert, dass er im Moment nicht am Werk ist.

Wer nicht mit der anderen Person reden muss, sondern nur Informationen weiterleiten will, hat eine simple Technik: Er kann die Postfach der meisten Mobilfunknummern auf direktem Weg erreichen und eine Mitteilung machen, auch wenn der Abonnent erreichbar ist oder die Postfachnummer abgeschaltet wurde. Warum versuchst du nicht eine ganze Weile lang, dich vor dem Anruf auf einem Formblatt zu notieren: Wen du anrufen möchtest und warum?

Arbeite deine Telefonliste in 2 bis 3 Blocks/Tag durch. Spielregel: Außerhalb dieser Blockaden telefonieren Sie nur, wenn die Person, mit der Sie sprechen, nicht erreichbar ist oder wenn Sie unmittelbar Informationen benötigen, ohne die Sie mit Ihrer Tätigkeit nicht weitermachen können. Schreibe in der 1. Zeile den Name des Anrufpartners auf, in der 2. Zeile die Konversationsthemen.

Vergiss dann nichts und du kannst aus dem Stehen eine sinnvolle Botschaft hinterlassen, wenn du nur einen Telefonanrufbeantworter oder eine Postfach erreichst. Sie zeichnen in der dritten Zeile die Ergebnisse des Anrufs mit. Auch bei Telefonaten trifft dieses Stichwort zu, insbesondere wenn Sie die Person, mit der Sie sprechen, noch nicht oder nur vorübergehend kenn.

Daher sollten Sie Ihre Telefongespräche gut ausrichten. In der Regel stellst du dich vor, begrüßt deinen Ansprechpartner und hältst bei Bedarf zu Beginn des Gesprächs einen kleinen Small Talk.

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