Crm mit Outlook Anbindung

Commander mit Outlook-Verbindung

Hallo, ich suche ein einfaches CRM mit Outlook-Anbindung. Kombinieren Sie CRM- und ERP-Funktionen und nutzen Sie das CRM in einer voll integrierten Verbindung direkt in Outlook. Kundenbeziehungsmanagement mit Outlook und Austausch von Daten Jeder Mensch weiß über Outlook Bescheid. Für erfahrene Benutzer sind der Terminkalender und die To-Do-Liste zur Organisation des Tagesablaufs gedacht; im Kontaktverzeichnis werden die Anschriften gepflegt.

Doch wer nutzt Outlook und Outlook und Outlook für das professionelle Kundenmanagement? Anhand eines einfachen Beispiels sollen die Einsatzmöglichkeiten von Outlook veranschaulicht werden. Mithilfe der Standard Outlook-Tools können diese Fragestellungen beantwortet werden, indem jeder Kunde und jeder einzelne Mitarbeitende als "Kontakt" angelegt und über das Eingabefeld "Kontakte" miteinbezogen wird.

Über die Suche in Outlook kann der gewünschte Konsument rasch ermittelt werden. Bei geöffnetem Eintrag sehen Sie im Bereich "Kontakte" gleich, welcher Vertriebsmitarbeiter für Sie verantwortlich ist. Aber wo ist der Angestellte? Outlook/Austausch ermöglicht es, den Terminkalender eines Mitarbeiters zu starten, um zu sehen, ob er einen anderen Gast aufsucht, an einem Meeting teilnimmt oder ob er im Unternehmen ist.

So kann der Anrufende direkt mit dem verantwortlichen Sachbearbeiter in Verbindung gebracht werden oder er wird darüber aufgeklärt, dass sein Wunschpartner im Augenblick nicht erreichbar ist und daher zurückruft. Werden die Angaben des Callers als Ansprechpartner aufgezeichnet und der Sachbearbeiter per E-Mail benachrichtigt, ist die Grundlage für eine gute Zusammenarbeit mit dem Kunden immens.

In Outlook werden die Verzeichnisse "Kalender", "Aufgaben" und "Kontakte" verwendet. Allerdings steigen die Anforderungen an ein Gesamtsystem rapide an, und dann werden die Schwachstellen und Einschränkungen der Grundfunktionen von Outlook deutlich. Beispielsweise trennt Outlook nicht zwischen Firmen und Einzelpersonen, da die Kontaktmappe immer personenbezogen ist. Obwohl der Firmenname für jede einzelne Persönlichkeit aufgezeichnet werden kann, besteht keine Möglichkeiten, Daten über das jeweilige Firmennamen zu speichern.

Eine erste Lösung besteht darin, einen separaten firmeneigenen Datenbestand zu erstellen und die korrespondierenden Mitarbeitenden über das Eingabefeld "Kontakte" zu verlinken. Benötigen Sie jedoch strukturelle und auch auswertbare Daten, beenden sich die Einsatzmöglichkeiten der Outlook-Standardversion. Alternativ können Sie einen separaten Ablageordner für die Firmendaten anlegen und das zugehörige Verarbeitungsformular anpassen.

Sie können Eingabefelder definieren, die dann für die Auswertung zur Auswahl angeboten werden. Der Personenbezug wird wieder über das Eingabefeld "Kontakte" hergestellt. Für Firmen, die mit geringem Einsatz die ersten Gehversuche in Sachen IT-gestütztes Kundenmanagement machen wollen, sind die bisher vorgestellten On-Board-Ressourcen geeignet. Doch wer sich stärker mit Outlook und Outlook und Outlook befasst, wird das Potenzial entdecken, das in diesen Programmen schlummert.

Microsoft ermöglicht einen einfachen und schnellen Weg mit VBA-Skripten. Mit Standard-Routinen, die die Anbindung eigener Anwendungen an Outlook bereitstellen. Weil Outlook bereits viele Basisfunktionen anbietet, ist der Programmierungsaufwand auch bei solchen Programmierumgebungen in einem vernünftigen Rahmen gehalten. Mit Outlook/Exchange können Sie alle Arten von Dateien bearbeiten.

Dabei ist das Unternehmen nicht auf die Standardordner für Mails, Kontaktpersonen, Terminvereinbarungen und Aktionen eingeschränkt. Sie haben die Möglichkeit, weitere Verzeichnisse zu erstellen, deren Struktur beliebig definierbar ist und die untereinander verknüpft werden können. Darüber hinaus ermöglicht Ihnen Microsoft Access die benutzerbezogene Steuerung des Zugriffs auf die Informationen. Mit Hilfe von Microsoft können Laptop-Systeme dezentral mit zentralen gespeicherten Informationen versorgt werden und verfügen über eine leistungsstarke Synchronisierungskomponente.

Erfahrungsgemäß hat jedes Unter-nehmen ein anderes Informationsbedürfnis. Zusätzlich zu den Standarddaten wie Anschrift, Telefonnummer, E-Mail-Adresse und Webadresse kann ein Betrieb Bilder von Kundenfilialen haben wollen, ein anderer kann an Fluktuation und Anzahl der Mitarbeiter Interesse haben. Das heißt am Beispiel einer Umsetzung mit Visual Basic, dass jeweils ein eigener Folder für "Unternehmen" und "Kontakte" erstellt wird.

Diese wird im Outlook-Standard unterstüzt und setzt keine Programmierungskenntnisse voraus. Dazu definieren Sie neue Eingabefelder und platzieren sie auf dem Eingabeformular. Diese wird auch in Outlook standardmäßig mitgeliefert und setzt keine Programmierungskenntnisse voraus. Darüber hinaus wird für jeden Mappe ein eigenes Eingabefeld mit der internen Kennung eines Satzes vordefiniert. Weil die logische Hinterlegung von Verzeichnissen permanent notwendig ist, ist es sinnvoll, diese Funktionalität in einem immer wieder verwendbaren Baustein zu unterbringen.

Dadurch wird auch eine Schwachstelle von Outlook/Exchange, das Nichtvorhandensein einer Beziehungsdatenbank, behoben. Um wie im Beispiel die Informationen aus dem Firmenordner und dem Kontakteordner zeitgleich auf einem Formblatt darzustellen (z.B. alle in einem Betrieb vorkommenden Mitarbeiter), stellt Outlook ein korrespondierendes Control zur Verfügung, das auf der Bildschirmmaske liegt.

Wenn Sie in unserem Beispiel ein Untenehmen anzeigen, können Sie zwischen der Ansicht seiner Angestellten, der Ansicht aller Tätigkeiten mit dem Untenehmen, der Ansicht aller Opportunities (laufende und abgeschlossene Verkaufsprojekte) und der Ansicht anderer Beschreibungsfelder (Profil) wechseln. Ein weiterer Bestandteil vieler CRM-Systeme ist die Terminplanung und -administration.

Dazu gehören z.B. ein Besuch beim Verbraucher, ein Anruf, Kundenbriefe, etc. Die Zuordnung von Activities zu Ansprechpartnern ist in der Praxis üblich. Für den Verkäufer kann eine persönliche Ansicht der Vorfälle ausreichen. Seine Chefin will sich jedoch einen Überblick über alle Tätigkeiten verschaffen, die mit allen Ansprechpartnern eines Auftraggebers stattgefunden haben. Umso mehr wird die Unternehmenssicht wichtig, wenn unterschiedliche Bereiche in den Kundenkontakt eingebunden sind.

Bei Outlook/Exchange kann dies durch die Erstellung eines separaten Ordners für Activities realisiert werden. Dadurch ist eine Übersicht über alle Tätigkeiten gewährleistet, die mit allen Ansprechpartnern eines Betriebes durchgeführt wurden. Im Mittelpunkt stehen die Tätigkeiten, die einerseits die Kontaktgeschichte darstellen und andererseits für die Disposition genutzt werden können.

In Outlook Explorer werden die zu besuchenden Benutzer gekennzeichnet. Darüber hinaus werden auch Eintragungen im Outlookalender erzeugt. Die Detailplanung ist durch einfache Verschiebung der Kalendereinträge möglich. Ist der Terminplaner nun mit den Tätigkeiten abgestimmt, so ist dem Bürodienst immer bekannt, wo seine Außendienstkollegen sind. Er hat die Terminvorgaben in seinen Terminkalender eingegeben und kann sie mit seinem persönlichen Gerät absprechen.

Es ist ein separater Folder für das Kampagnenmanagement mit Oulook/Exchange festgelegt. Auch hier kann die Zuweisung von Ansprechpartnern zu Aktionen mit den oben genannten Methoden durchgeführt werden. Die Typisierung von Aktionen ist möglich, z.B. nach Postversand, E-Mailing, Telefonkampagnen, etc. Für das voraussichtliche Bestellvolumen und die Eintrittswahrscheinlichkeit des Auftrags sind entsprechende Eingabefelder vordefiniert.

Ein weiteres Eingabefeld ermöglicht es Ihnen, den Stand eines Verkaufsprojekts zu nachvollziehen. Eventuelle Zustände werden für das eigene Haus vereinheitlicht und von allen genutzt. Diejenigen, die nun die potenziellen Ursachen für den Ausfall eines Verkaufsprojekts definieren und erfassen, können dann den Grund für das Versagen von Verkaufsprojekten untersuchen und geeignete Maßnahmen ergreifen.

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