Das Perfekte Telefongespräch

Die perfekte Telefonkonferenz

Die perfekte Telefonkonferenz mit unserer Telefon-Etikette Am Telefon. Weil ein Telefonat nicht dasselbe ist wie ein Telefonat und besonders in der Business-Telekommunikation gibt es ein paar Dinge, die Sie besser vermeid. Am Abend sollte man höchstens bis 20 Uhr und am Wochende, wenn möglich, gar nicht rufen, um das Ende des Arbeitstages oder das Ende des Wochenendes nicht zu beeinträchtigen. Dies ist auch dann von Bedeutung, wenn Sie im Internet telefonieren:

Natürlich entfallen diese Zeitpunkte, wenn Sie ein externes Telefonat führen. Es kann auch nützlich sein, die meisten wichtigen Dinge auf eine Notiz zu setzen, bevor Sie telefonieren. Wenn Sie der gerufene Teilnehmer sind, ist es besser, den Handgerät nicht unmittelbar nach dem ersten Ruf abzuheben, sondern auf den zweiten zu warten, um den Gesprächspartner nicht zu überraschen.

Der Ruf aus dem Unbekannten Bereich führt dazu, dass der gerufene Teilnehmer zögert und ein erneuter Ruf unterdrückt wird. Sie sollten sich als Caller immer mit dem vollständigen Vor- und Nachnamen des Unternehmens präsentieren und Ihr Interesse kurz darlegen, damit der Gesprächspartner weiss, worum es geht. Wenn Sie die angerufen werdende Person sind, ist es anständig, sowohl Ihren eigenen als auch Ihren eigenen Unternehmensnamen (Vor- und Nachname) anzugeben, woraufhin ein "Was kann ich für Sie tun?

Dies ist kurz und bündig und informiert den Caller darüber, dass er am rechten Ort ist und begrüßt wird. Auch wenn das private heute immer öfter mit einem simplen "Ja?" oder "Hallo?" beantwortet wird, ist es auch freundlicher, hier den vollständigen Name zu nen. In der Konversation wird die Note, die Sie zuvor zusammengetragen haben, wieder verwendet.

Notiere die wesentlichen Punkte des Gesprächs und wiederhole sie im Dialog, damit die andere Person sicher sein kann, dass du alles richtig erkannt hast. Profi-Tipp: Informieren Sie Ihr Gegenüber darüber, dass Sie sich notieren, damit Sie nicht den Anschein erwecken, dass Sie verwirrt sind. Es ist auch sehr hilfreich, während des Gesprächs gerade zu stehen oder gar aufrecht zu stehen, um Ihrer eigenen Sprache einen kräftigen und sicheren Sound zu geben.

Es ist empfehlenswert, sich bei ihnen für ihren Verabschiedung zu entschuldigen und ihnen noch einen weiteren Grund zur Freude zu wünschen, wie z.B. "Vielen Dank für das Interview und einen angenehmen Tag", damit Sie klarstellen, dass das Interview zu Ende ist und das Telefongespräch mit einer guten Nachricht beenden.

Wenn Sie nicht verfügbar sind oder nicht stören wollen, können Sie Ihre Anrufe auf das Endgerät eines Mitarbeiters weiterleiten oder Ihren Telefonanrufbeantworter einschalten. Versuche, den Anrufenden so schnell wie möglich zurückzurufen. Wenn Sie bereits telefoniert haben, aber tatsächlich im nächstfolgenden Gespräch Platz nehmen sollten, sollten Sie trotzdem sympathisch und entspannt sein.

Begrüße den Anrufenden und lass ihn freundlich wissen, dass es ein schlechter Zeitpunkt ist. Wenn Sie der Anrufende sind und Ihren Ansprechpartner nicht erreichen können, sprechen Sie auf dem Telefonbeantworter und geben Sie Ihren vollständigen Vornamen, Unternehmensnamen, Ihre Anfrage und ggf. Ihre Telefonnummer an. Wenn Ihr Anruf jedoch nicht umgeleitet wird, läute die Glocke höchstens sechs- bis siebzehn Mal, bevor Sie sich aufhängen.

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