E Mail Schreiben

E-Mail schreiben

Das Schreiben einer E-Mail ist nicht schwierig. Lesen Sie mehr. ¿Wie kann ich wirkungsvolle E-Mails schreiben? Egal ob im privaten oder geschäftlichen Bereich, E-Mails sind heute überall verbreitet. Wir schreiben, empfangen und verarbeiten als Textdienst jeden Tag hundert E-Mails - für uns selbst und für unsere Auftraggeber.

Für das korrekte Schreiben von E-Mails gibt es sicher keine immer und überall geltenden Vorschriften. Abhängig von der Ausgangssituation und dem Adressaten kann ein anderer Ansatz vonnöten sein.

In jedem Falle sollte man sich mit dem Themenbereich bewußt und sorgsam auseinandersetzen. Beim Schreiben von E-Mails beginnt man mit der Auswahl der passenden E-Mail-Adressen. Deine Anschrift ist das erste, was der Adressat neben der Betreffzeile zu sehen bekommt, und muss daher besonders im geschäftlichen Verkehr miteinbezogen werden. Aus deinen Fantasy-Kreationen können im Extremfall ungewollte Schlüsse auf deine Liebhabereien und Belange abgeleitet werden.

Sie sollten lieber "Frage zu Artikel XY" oder "Bestellung Artikel XY" schreiben. Bei den meisten E-Mail-Programmen wird der bestehenden Betreff-Zeile "Re" oder "AW" vorangestellt, wenn Sie auf eine E-Mail reagieren. Dies ist sehr praktikabel für den Adressaten, der weiss, dass es sich um eine E-Mail mit dem gleichen Betreff handelte.

Ändert sich jedoch das Topic, sollten Sie immer auch das Topic wechseln. Dies hilft Ihnen und Ihrem Adressaten, sich in der Flut der E-Mails zurechtzufinden. Es ist nicht immer machbar und macht nicht immer Sinn: Sie sollten jedoch darauf achten, dass Sie nur ein Topic pro E-Mail adressieren und nur eine einzige Fragestellung haben.

Auf diese Weise erhältst du eine schnellere Rückmeldung und erleichterst dir und deinem Ansprechpartner die Handhabung deiner e-Mail. Denn: Wenn Sie zwei Topics in eine Message aufnehmen, die möglicherweise nichts damit zu tun haben, bekommen Sie im besten Falle nur dann eine Beantwortung, wenn der Adressat beide Topics antworten oder zu beiden Topics Stellung beziehen kann.

Schlimmstenfalls bekommst du überhaupt keine oder nur eine der beiden Antworten, weil die andere ignoriert oder vergisst wurde. Am besten ist es, Geschäfts-E-Mails ohne jegliche Formate zu versenden. Bei den meisten gewerblichen Empfängern werden nur reine Textversionen von E-Mails akzeptiert. Ihr Layout-Aufwand ist daher bestenfalls völlig ergebnislos. Schlimmstenfalls riskierst du jedoch, wegen deiner Enthusiasmus mit bunten Glocken und Pfeifen zu übertrieben.

So wird der Adressat abgehalten, irritiert, ermüdet rascher beim Durchlesen oder denkt sogar, dass Ihre Mitteilung Spam ist. Darüber hinaus verringern Sie mit PlainText die Wahrscheinlichkeit, dass (von Ihnen unbemerkt) mit Ihrer E-Mail E-Mails E-Mails mit Computerviren und anderem bösartigen Programmcode versendet werden. Sie machen es vor allem für den Adressaten einfacher, Ihre Mitteilung zu deuten. Das bedeutet, dass sich weder der Sender noch der EmpfÃ?nger jedes Mal zurecht finden muss.

Unter keinen Umständen sollten Sie jedoch den Buchstabenstandard nachahmen. E-Mail ist ein eigenständiges Kommunikationsmittel mit eigenen Gewohnheiten. In jeder E-Mail sollte eine richtige Begrüßung stehen. Für weitere offizielle E-Mails starten Sie mit "Sehr geehrter Herr..." oder "Sehr geehrte Damen und Herren...". Sie können bei namhaften Adressaten auch mit "Hello Mrs...." oder "Hello Mr...." einsteigen.

Es ist auch möglich, Begrüßungen wie "Guten Tag, Frau...." oder "Guten Tag, Herr...." zu verwenden. Wenn die Forschung nichts preisgibt, kann es sehr ansprechend sein, wenn Sie sich dafür entschuldigen in der ersten e-Mail. Meiden Sie uneigennützige Begrüßungen wie "Sehr verehrte Kolleginnen und Kollegen" oder auch nur "Hallo".

Lieber Prof. Müller, Lieber Prof. Müller, Lieber Prof. Müller, Lieber Dr. Müller, Lieber Dr. Müller, Lieber Dr. Müller, Lieber Dr. Müller, Der oberste Prädikat der gesuchten Personen wird immer erwähnt. Wie sprechen Sie mehrere Adressaten an? Für jeden Adressaten wird die entsprechende Grußformel erstellt und alle Grußformeln werden hintereinander an den Beginn des E-Mail-Textes gestellt.

Dann geht es in kleinen Schritten weiter: Sehr verehrte Kollegin Müller, vielen Dank für Ihre Mitteilung.... Diese formale Begrüßungsformel schreiben Sie entweder ganz aus oder Sie lassen sie im Fall eines recht privaten oder Ihnen bereits bekannt gewordenen Empfängers mit "Begrüßung" und/oder "vielen Grüßen". So geben Sie Ihrer E-Mail eine weitere persönliche Akzentuierung.

Das kürzere und genauere Sie sind, das wahrscheinlicher Sie sind, eine freie und kurze Antwortmöglichkeit zu haben. Wenn größere Versionen eines Themas erforderlich sind, empfiehlt es sich, eine eigene Teildatei beizufügen. Sofern der Zusammenhang nicht vermuten läßt, dass Sie eine E-Mail mit einem Anlage versenden.

Das kann bei Anmeldungen, Recherchen oder buchhalterischen Fragen der Fall sein. Bitte lies deine E-Mail vor dem Versand noch einmal durch. Hier finden Sie einige Hinweise zum Themenbereich Schriftkorrektur. Für besonders wichtige E-Mails wie Werbebotschaften und Anwendungen ist es empfehlenswert, einen Freund oder Arbeitskollegen um eine Berichtigung zu ersuchen oder gar einen Fachmann damit zu betrauen.

Dabei ist es nicht nur eine Frage der Freundlichkeit, eine sorgsam formulierte und berichtigte Botschaft an den Adressaten zu senden, sondern es ist auch in Ihrem eigenen Eigeninteresse als Abgeber. Um so einfacher und erfreulicher das Lesen Ihrer E-Mail für den Adressaten ist, umso rascher wird die Beantwortung kommen und umso eher wird es sein, Ihren Vorstellungen gerecht zu werden.

Vor allem diejenigen, die viele Nachrichten schreiben und mit vielen Gesprächspartnern zugleich kommunizieren, wissen, wie sinnvoll es ist, die Nachrichtenhistorie im Anlage oder nach der Unterschrift lesen zu können. Für das gleiche Topic bleibt die Geschichte und das Subjekt gleich. Wenn sich das Topic ändert, ändert sich auch die Betreffzeile. Für den Inhalt der Seite ist dies wichtig. Zusätzlich zu allen erforderlichen rechtlichen Informationen sollte Ihre Unterschrift Ihren vollständigen Vor- und Zunamen, Ihre Adresse, Ihre E-Mail-Adresse und (falls vorhanden) Ihre Web-Adresse sowie Ihre Telefon-Nummer beinhalten.

Das betrifft nicht nur die erste E-Mail, die Sie an jemanden senden, sondern jede E-Mail. Denken Sie daran, dass Ihr Adressat viele E-Mails mit ähnlichem Anhang erhalten kann. Damit kann der Receiver es trotzdem auf seinem Handy genießen. In Zweifelsfällen sollten Sie den Adressaten zuvor fragen, bis zu welcher Grösse sein E-Mail-Server Anlagen akzeptiert.

Bei Bedarf gibt es auch eine andere Art der Weiterleitung Ihrer Unterlagen, die für den Adressaten komfortabler ist als der Versandt per E-Mail: Das vereinfacht die Bedienung für den Adressaten - und er wird sich sicherlich mit einer kürzeren Reaktionszeit bei Ihnen bedanken. Wenn Sie als Privatperson E-Mails an Unternehmen und Ämter schreiben, gilt dieser Tipp in vollem Umfang.

Möchten Sie z.B., dass wir einen Text für Sie vorbereiten und überlegen, Ihnen eine E-Mail-Anfrage zu schicken, oder möchten Sie sich um eine Stelle bei uns bewerb. Sie werden die Verständigung für beide Parteien erheblich vereinfachen, wenn Sie die oben beschriebenen Prinzipien einhalten. Schreibe uns einfach einen kurzen Beitrag.

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