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Warst du eher ein "du" Mensch? Senden Sie den HTML-Newsletter mit Outlook: Anleitung und Alternativmethoden

Ausblick ist eines der am häufigsten verwendeten Programm zum Empfangen und Senden von E-Mails. Zahlreiche Unternehmen und Verbände stellen sich immer wieder die Frage, ob man damit nicht auch einen HTML-Newsletter versenden kann. Außerdem betrachten wir einige wenige Varianten, von denen einige auch frei verwendbar und recht benutzerfreundlich sind. ¿Wie kann ich eine HTML-E-Mail mit Outlook versenden?

Zu Testzwecken haben wir einen Blick auf die aktuellste Outlooks 2013 Versionen geworfen. Legen Sie nun mit Microsoft Office eine neue E-Mail an und drücken Sie auf "Anhang hinzufügen". Nach der Auswahl der HTML-Datei wählen Sie "Als Volltext einfügen" anstelle von "Als Volltext einfügen". Es gibt auch eine nicht unbedeutende Hürde: Dass man im Newsletter Fotos sieht (und nicht rotes X wie hier), muss man sie in einen FTP-Ordner laden und dann den Weg im HTML-Quellcode dementsprechend ändern.

Die Teufelei liegt im Detail: Vor dem Transport gibt es ein paar Sachen, die du überprüfen musst. Repräsentation der E-Mail-Adresse des Empfängers und Personalisierung: Es gibt prinzipiell zwei Optionen. Einfacher ist es, alle Adressaten in das Feld "To", "CC" oder "BCC" einfügen. Auf jeden Falle sollten Sie die ersten beiden Variante meiden, wenn sich die Adressaten nicht gegenseitig bekannt sind.

Dadurch wird sichergestellt, dass die Adressaten stets anonyme Daten haben. Am besten geben Sie Ihre eigene E-Mail-Adresse in das Feld "An" ein. Es ist nicht nett, aber es ist ganz leicht. Wenn es darauf ankommt, dass die Adressaten direkt angefragt werden ("Sehr verehrte Dame Müller") und die jeweilige E-Mail-Adresse erscheint, müssen Sie einen Formschreiben einrichten.

Allerdings kann Outlook allein keine Individualisierung generieren, weshalb hier MS Word zum Einsatz kommt. Weil Outlook einen automatischen Abmeldevorgang nicht mitträgt, müssen Sie erläutern, wie der Adressat dies von Hand tun kann. Zum Beispiel, indem Sie auf die E-Mail mit dem Titel "Abmelden" antworten. Beim Versenden von E-Mails über Outlook senden Sie in der Regel den normalen Webhoster mit seinem Mail-Server, der in der Regel für den Versenden von einzelnen E-Mails vorgesehen ist.

Das ist kein Hindernis, wenn Sie eine E-Mail an 20 Kolleginnen und Kollegen zur gleichen Zeit anhängen. Aber die Situation ändert sich rasch, wenn Sie an mehrere hundert oder sogar tausend Adressaten zur gleichen Zeit ausliefern. So beschränkt z. B. der Webhoster Goneo die Geschwindigkeit und empfiehlt, nicht mehr als 1000 Adressaten zu versenden. Zentral ist hier, dass die Datenserver eines Webhosters für Webseiten und nicht für den Versandt von E-Mails sind.

Dies erhöht auch die Chance, dass Ihre E-Mail von den großen Freemail-Anbietern als Spam klassifiziert wird. Unglücklicherweise merkt man in der Regel, wenn die E-Mails blockiert sind. Damit kommen wir gleich zum nÃ??chsten Punkt: Outlook bietet standardmÃ?Ã?ig nicht die Möglichkeit, Ã-ffnungen oder Klacks zu verfolgen. Daher werden Sie nie wissen, ob jemand die E-Mail mitgenommen hat.

Mit modernen Newsletter-Tools sehen Sie exakt, welcher Adressat auf welchen Link klickte. Anders als bei echten Newsletter-Tools ist Outlook nicht in der lage, große Mailinglisten richtig zu managen. Außerdem profitieren Sie nicht von Segmentierungsmöglichkeiten, die die Erstellung von Profilen erleichtern: Einfaches Beispiel: Filterung nach Mann und Frau, um verschiedene Beiträge zu versenden.

Wie Sie es wahrscheinlich von vielen Webseiten her gewohnt sind, können sich Ihre potenziellen Kunden nicht für Ihren Newsletter registrieren. In der Regel findet hier ein rechtsreiner Double Opt-in-Prozess statt, bei dem der Adressat seine Registrierung durch erneutes Anklicken einer Bestätigungs-E-Mail mitteilt. Sie können in Outlook nur E-Mail-Adressen hochladen, die Sie entweder von Hand oder mit anderer Programmsoftware erfasst haben.

Sie haben es vermutlich bemerkt, dass Outlook nie für den Serienversand von Newslettern entwickelt wurde. Noch vor wenigen Jahren war der Versandt von HTML-Newslettern ein recht komplexes Geschäft, für das kostspielige spezielle Software benötigt wurde. Mittlerweile gibt es jedoch eine ganze Serie von Providern, die sich für den Newsletterversand für Empfängernummern zwischen 20 und 30.000 eignen.

Ein großer Pluspunkt sind nicht nur die niedrigen Anschaffungskosten, sondern auch die einfache Handhabung. Mit Template-Editoren, die ganz ohne Programmierungskenntnisse genutzt werden können, haben Sie Ihren Newsletter in einem Bruchteil der Zeit eingerichtet, die Sie für einen Mail Merge mit MS Word brauchen würden. In Ausnahmefällen kann es vorkommen, dass Outlook eine einfache und kostenfreie Methode zum Versenden von Newslettern bietet.

In der Regel fährt man mit speziellen Applikationen besser. Sie sind nicht nur für Versandnummern unter 1000 Emails kostenfrei, sondern ersparen Ihnen auch viel Zeit und graues Haar. Einen Überblick über die besten Newsletter-Tools im deutschen Sprachraum erhalten Sie hier.

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