Personaleinsatzplanung Pflege

Planung des Personaleinsatzes Pflege

Anzahl und erforderliche Qualifikationen des Pflegepersonals werden durch die Anzahl und die erforderlichen Qualifikationen bestimmt. Bedarfsgerechte Personaleinsatzplanung Allerdings sind diese oft kostspielig und die Nutzung ist ineffizient. Deshalb hat das Vivante Krankenhausum in der Friedrichshainer Innenstadt einen Pool an Pflegepersonal zur Bewältigung von Personalengpässen eingerichtet. Für den Personalbedarf im Segment Pflege hat das Friedrichshainer Kinderkrankenhaus das Leasingpersonal regelmässig eingesetzt. Allerdings erwies es sich als immer schwieriger, die Ressourcen auf diese Art und Weise gerechtfertigt einzusetzen, auch weil die Aufwendungen der Mitarbeiterdienstleister in den vergangenen Jahren stetig gestiegen waren.

Aus diesem Grund hat sich die Krankenhausleitung unter der Führung des Pflegemanagements und im Einklang mit der Gruppenstrategie entschlossen, das Leasinggeschäft im Rahmen der normalen Pflege zu reduzieren und statt dessen einen eigenen Mitarbeiterstamm aufzubauen. Mit Beginn der Umsetzung am vergangenen Jahr und zum Jahreswechsel werden nun 18 Pflegefachkräfte und Pflegehelferinnen durch eine Poolverwaltung geleitet und auf 27 Pflegestationen zum Einsatz gebracht.

Eine überproportionale Kosten-Nutzen-Relation hat zu Maßnahmen geführt, um insbesondere die Beeinträchtigungen des Leasinggeschäfts zu mindern. Einerseits ist das Leasingbudget per se teurer als der regelmäßige Personaleinsatz von Festangestellten. Dagegen ist der Personaleinsatz mit hohem Verwaltungs- und Kommunikationsaufwand für die tatsächlichen Patienten, die Stationsleiter und deren budgetverantwortliche Vorgesetzte behaftet.

Zudem wurde überproportional viel Zeit für die Vermittlung von passendem Leasing-Personal aufgewendet. Bei der Entsendung des Leasingmitarbeiters wurden weitere Tätigkeiten an der Haltestelle hinzugefügt, wie z.B. die Unterweisung in die üblichen Arbeitsweisen und die notwendigen gesetzlichen Anweisungen. Die Unzufriedenheit mit dem Leihpersonal an der Haltestelle war fast programmiert und führte dazu, dass die Festangestellten selbst ihre freie Zeit aufgegeben und Mehrarbeit aufgebaut haben.

Die Folge davon war, dass die eigenen Mitarbeiter auf Dauer frustriert waren. Aufgrund der Umstände war der Personaleinsatz von gut ausgebildetem Pflegepersonal niederschwellig und unzureichend. Im Pflegebereich bereits erzielte Unternehmensstrukturen - wie z.B. die konsistente Flächen- und Referenzpflege - konnten auf diese Weise nicht immer gehalten werden. Ziel des Mitarbeiterpool-Konzeptes ist es nun, kurzfristige Abwesenheiten bei kompetentem, bekanntem und mit dem Ort identifiziertem Fachpersonal zu sichern.

Klare Definition der Vorgaben Diese Zielsetzungen werden durch verschiedene Maßnahmen umgesetzt: Bei der Konzeptentwicklung wurde deutlich, dass ein hohes Maß an Offenheit und Engagement bei der Entscheidung über den tatsächlichen Einsatzbereich der Pool-Mitarbeiter erforderlich ist. Auf Basis von definierten Merkmalen wie Personalabwesenheit und Arbeitsbelastung ergibt sich ein objektiver Bewertungspunkt. Sein Betrag spiegelt den Bedarf an Personal und die Notwendigkeit einer Anfrage wider.

Dies vermittelt einen Überblick über die aktuelle Belegungslage und die Bedürfnisse können unmittelbar diskutiert werden. Zusätzlich zu den Besprechungen können die Stationsleiter anhand eines eigenen Dienstverzeichnisses bestimmen, welches Poolmitglied wann auf ihrer Stationsseite im Einsatz war oder sein soll. Das Display ist auch mit einer Kostenverrechnung an die Zentrale verbunden. So kann sie sich ein vollständiges Gesamtbild der anfragenden Standorte machen und diese Daten für die Ressourcenplanung sensibel aufbereiten.

Um die Pool-Mitarbeiter in ihr neues Aufgabengebiet zu führen und ihre besondere Funktion zu klären, werden regelmässig Team- und Kompetenz-Tage durchgeführt. Wöchentliche Teamsitzungen der Pool-Mitarbeiter/innen. Bei der Auswahl der Heimstationen wird auf einen besonders pflegerischen Patientenkreis zurückgegriffen und vom Poolpersonal unterstützt, sofern keine Forderungen aus anderen Krankenstationen bestehen. Bei der erstmaligen Entsendung eines Schwimmbadmitarbeiters auf eine Krankenstation sind nur die vom Gesetzgeber vorgegebenen verbindlichen Anweisungen erforderlich.

Die Dienstplanung des Mitarbeiter-Pools basiert in der ersten Phase auf der bisher geforderten Statistikaufteilung des Leasing-Personals und wird an die im Laufe des Projekts auftretenden Erfordernisse angepaßt. Dadurch wird gewährleistet, dass die passenden Pool-Mitarbeiter zur rechten Zeit an den rechten Standorten zum Einsatz kommen können. Für die Bewertung der Ist-Situation ist der Einsatz und die Übertragung von externen Kosten auf einen internen Personalpool eine vernünftige Variante.

Der Stationsbedarf kann nahezu lückenlos und auf jedenfalls höher als mit Leasingkräften gedeckt werden. Der Qualitätssprung bringt mehr Sicherheit für das Stationspersonal und mehr Befriedigung in Kooperation mit dem nicht dem Bahnhof zugeordneten Personals. Diese werden entweder gar nicht mehr ausgebaut oder durch die Moeglichkeit verringert, die Pool-Mitarbeiter aufzufordern, Ueberstunden zielgerichtet abzubauen.

Der flächendeckende und flächendeckende Einsätze von Pool-Mitarbeitern im Nachtbetrieb ermöglicht es zudem, anspruchsvolle Aufgaben in bestimmten Situationen zu betreuen und Pausen bei Bedarf zu ersetzen. Aufgrund der regelmäßigen Pool-Konferenzen und der engen persönlichen Betreuung der Stationsleiter durch die Poolmanager werden Best-Practice-Beispiele der einzelnen Bahnhöfe in der Einsatzplanung und im Personalmanagement schrittweise im ganzen Unternehmen umgesetzt.

Zur Gewinnung von Spezialisten für die Arbeit im Mitarbeiter-Pool wurde von Anfang an eine von hoher Sympathie geschaffen. Hinzu kommt der Nutzen in den verschiedenen Studiengängen, der unter anderem für neu qualifizierte Spezialisten von Interesse ist, die sich noch nicht auf ein bestimmtes Fachgebiet eingelassen haben. Für Pflegepersonal, das nicht in festgelegte Gruppenstrukturen integriert werden möchte, ist auch die Arbeit im Mitarbeiterkreis mit Kontakten zu sich ändernden Gruppen eine spannende Zeit.

Die von der AG zu erwartenden Anforderungen, wie z.B. Pipelineunsicherheiten durch mehr Transparent oder vermeintlich ungerechte Allokation von Pool-Mitarbeitern, wurden mit klaren Regeln, einer klaren Verständigung und einer transparenten Ressourcenallokation erfüllt. Akzeptanzschwierigkeiten der Festangestellten wurde durch die Wahl von geeigneten und motivierten Poolmitarbeitern vorgebeugt. Das Personal auf den Stationsstellen erkennt nun den Mitarbeiterpool des Instituts und nutzt ihn bei anhaltend guter Kapazitätsauslastung.

Das Poolpersonal ist nun unter dem Namen bekannt und die Bahnhöfe akzeptieren die Unterstützung des Poolpersonals bedankung. Eine hohe Qualität der Pflege und der medizinischen Betreuung wird sichergestellt und durchgesetzt. Auf Grund der guten Erfahrung im Normalbereich wird in diesem Jahr ein zusätzlicher Pool von Mitarbeitern im Intensivbereich eingesetzt.

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