Projektmanagement Software

Software für Projektmanagement

Projektleitung Wenn Sie nach einer Projektmanagement-Software Ausschau halten, sind Sie vielleicht nicht auf der Suche nach der Eiablage Wollmilchsau, weil Sie sie nicht vorfinden werden. Welche ist eine Projektmanagement-Software? Fragt man Wikipedia einmal, ist die Lösung, dass es eine Software ist, die das Projektmanagement bei der Erfüllung seiner Aufgabe durchführt.

Aber wenn Sie bedenken, dass jedes einzelne Projektauftrag individuell ist, verschiedene Aufgabenstellungen hat, verschiedene Personen mit unterschiedlichen Fachkenntnissen daran mitarbeiten und verschiedene Projektverfahren und -methoden für ein einziges Projektauftrag verwendet werden können, werden Sie rasch erkennen, dass die Gesamtlösung zur Unterstützung des Projektmanagements nicht in "einer" Softwarelösung sein kann.

Nein, vom E-Mail-Client bis zum Tabellenkalkulationsprogramm, von Software-as-a-Service-Lösungen in der Wolke bis hin zu Datenbank-gestützten Multiprojekt-Portfoliolösungen. Projektmanagementsoftware kann alles sein. Das Einzige, was zählt, ist, dass Sie die richtige oder die richtige Antwort für sich selbst haben. Sonst fühlen Sie sich vielleicht genauso, wie in Paul Watzlawicks Zitat: "Aber wie findet man die richtige Software für sich und sein Vorhaben?

In diesem Zusammenhang ist es möglich, Software aus betriebswirtschaftlicher Sicht zu unterteilen. Planungssoftware ist wahrscheinlich der klassische unter den Projektmanagement-Tools. Das Erstellen von Gantt-Diagrammen und Projektstrukturplänen sind die wesentlichen und am häufigsten verwendeten Funktionen dieser Tools. Ressourcenmanagementprogramme sind ein weiteres häufiges Instrument für Projektmanager. Die Kostenerfassung und die Steuerung von Projektbudgets sowie die Festlegung von Berichtskennzahlen bilden den Schwerpunkt der Controlling-Software.

Für die Pflege und Dokumentation der Projektdokumentation wird DMS oder Dokumentenmanagement-Software eingesetzt. Dazu kommen natürlich noch Spezialsoftwareprodukte für das Risiko-Management, Wirtschaftlichkeitsberechnungen, Konfigurations-Management und vieles mehr. In einer klassischen Projektmanagement-Software werden oft die ersten drei Punkte der oben aufgeführten Aufstellung zusammengefasst, nämlich die Bereiche Planen, Steuern und Personaleinsatz.

Sie können Software aber auch auf andere Arten einordnen. Bekannt ist dafür das F. Ahlemann-Messmodell, das die Struktur und Prozessorganisation eines projektierten Betriebes ganzheitlich abbildet, indem es die Etappen eines Projekts zusammengefasst und auf verschiedene Unternehmensebenen verteilt. Dabei werden die Einzelphasen wie Ideenfindung und Projektierung im Rahmen des M-Modells durch generelle Projektmanagementaufgaben wie Teamkollaboration und Teamkonfiguration erweitert.

Anhand dieses Models können Sie nun Ihre Softwareanforderungen bestimmen und bei Bedarf klassifizieren. Wie Sie sich aber vorstellen können, können solche Vorhaben auch nach Grösse, Typ, Risiko, Methode oder Industrie und der entsprechenden Software kategorisiert werden. Unabhängig davon, wie Sie das Ruder herumdrehen, wird es schwierig, wenn nicht gar sehr schwierig sein, die "eine" Software zu bekommen, die passt.

Wenn Sie im Netz nach dem Begriff Projektmanagement-Software recherchieren, werden Sie von den " Top 10, Top 20 oder Top 50 der Projektmanagement-Software verhältnismäßig rasch geschlagen. Deshalb kann ich nur raten, dass Sie zuerst Ihre Bedürfnisse genau festlegen und Ihre Selektion auf dieser Grundlage starten (z.B. hier auf Capterra).

Bei der Wahl der richtigen Software sollten Sie auch die Anschaffungskosten im Hinterkopf haben. Vom Computer über die Rollen- und Nutzerlizenz bis zum Projektumfang. Angefangen bei direkten Lizenzaufwendungen und Nutzungsentgelten bis hin zu kostenloser Software. Doch auch die EinfÃ??hrung der neuen Software ist kostenintensiv. Denke auch an die Bedienung der Software.

Ist es eine Inhouse-Lösung oder ein Cloud-Produkt? Inwiefern ist die Software kritisch für das Projekt? Eignet sich das Projekt nur für ein oder mehrere Auftritte? Kannst du die erworbene Software ganz unkompliziert nutzen? Siehst du, eine Frage über eine Frage - und tatsächlich ist es nicht leicht, die passende Software zu haben.

Aber denken Sie immer daran, dass die Software das Vorhaben zwar fördert, es aber nicht durchführt. Komplette PM-Lösungen sind, wie der Begriff schon sagt, bestrebt, so viele Bereiche des Projektmanagement wie möglich zu durchlaufen. Vermutlich die am häufigsten eingesetzte Komplettlösung ist Microsoft Project. Als Softwarelösung von Microsoft steht eine Software zur Verfügung, die in erster Linie für die Planung, Überwachung und Steuerung von Prozessen bestimmt ist.

Als Gegenstück zur Apple-Welt ist das Merlin-Projekt zu nennen. Als nette zusätzliche Visualisierungsoptionen für die Projektarbeit stellt Merlin zur Verfügung. Mind Map, Projektstrukturplan oder Organigramm können einfach und unkompliziert erstellt werden. Ein Beispiel ist das Java-basierte Projekt ProjectLibre. Zum Beispiel InLoox, das auf Microsoft Outlook basiert, oder das Projekt asXc, das auf Microsoft Sharepoint basiert.

MS Project selbst kann aber auch als Grundlage dienen. Beispielsweise an der Spitze ein Project Center. Es gibt neben der rein projektbezogenen Software auch eine Vielzahl von Softwareprodukten, die nicht eigens für das Projektmanagement entwickelt wurden, sich aber in Teilbereichen ausgezeichnet einsetzen lassen. Ein Softwareprodukt, das oft in agile Softwareprojekte eingebunden wird, ist Jira von der Australier Atlassian.

Mit Jira können z. B. die Bereiche Disposition, Tracking, Ausführung und Reporting jeweils auf das entsprechende Vorhaben abgestimmt werden. Auch visuelle Werkzeuge wie Mindmanager, XML zur Erzeugung von Mind Maps oder Ziellandschaft zur Strategie- oder Zielplanung können in einem Projektmanagement-Kontext sehr nützlich sein. Microsoft Office ist auf fast allen Firmenarbeitsplätzen im Einsatz.

Verwenden Sie also bitte Büro für die Arbeit in Projekten. Templates für Anforderungsspezifikationen sowie Projektbestellungen und Projektdokumentation für Word, Zeitpläne und Steuercockpits für MS Word und Templates für Zustandsberichte und Risikoanalysen für MS Word sind im Netz in Hülle und Fülle vorhanden. Es könnte man beinahe zu dem Schluss kommen, dass ein Büro für alle Projektarbeiten ausreicht.

Seien Sie am Puls der Zeit und verfolgen Sie den Gesamtmarkt, denn fast jeden Tag tauchen neue Software-Produkte auf, die perfekt zu Ihrem Vorhaben paßgen. Christ Botta war 15 Jahre lang als Projektleiter und leitender Angestellter in der Informationstechnologie tätig. Dabei ist er als Ausbilder, Coach und Referent für Projektmanagement, Designdenken und Visual Thinking tätig.

Gerade hat er sein Fachbuch Business Visualization veröffentlicht und veröffentlicht regelmässig im Visual Braindump Blog, für das Project Magazine und Capetra.

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