Richtig Telefonieren im Büro

Die richtigen Telefonate im Büro führen

Ja, professionelles Telefonieren war damit auch möglich! Wann sollte er zurück sein / in seinem Büro? Im Büro die richtigen Anrufe tätigen: Hinweise für das Miteinander mit Kunden

Für einige Vorgesetzte und Angestellte ist das Führen der richtigen Anrufe eine nervenaufreibende Aufgabe. Dies könnte unbequem oder gar agressiv erscheinen und den Besucher auch ein wenig überrascht, da er nicht zwangsläufig eine so rasche Antwort erwarten kann. So haben Sie die Möglichkeit, aufatmen zu können, sich zu erholen und sich auf das Interview einzustellen. Zum einen hört man die Person, mit der man spricht, besser und zum anderen hat man die Möglichkeit, während eines Telefongesprächs z.B. die Daten von Kunden auf seinem Computer abzurufen.

Es kann sein, dass der Gesprächspartner nicht jedes einzelne Gespräch gleich verstehen kann, da zunächst Hintergrundgeräusche störend wirken können, z.B. durch technisches Knistern in der Linie oder durch das Absetzen selbst. Dies ist deshalb von Bedeutung, weil Sie derzeit der Ansprechpartner für den Anrufenden sind. Stellen Sie im Zweifelsfall eine Frage und vermerken Sie alle wichtigen Auskünfte.

Achtung: Wenn am anderen Ende der Zeile jemand mit einem Hochschulabschluss (z.B. "Doktor" oder "Professor") erscheint, sollten Sie später im Telefonat den Namen zur Begrüßung anfügen. Sag ihm, wer gerade am Telefon steht und was er will. Dann vermittelst du das Gebet. Bevor Sie dies tun, erläutern Sie dem Anrufenden, mit dem Sie ihn verbunden haben.

Die richtigen Telefonate zu führen heißt auch, eine Zusammenfassung des Gespräches zu erstellen, bevor man auflegt. Achtung: Erkundigen Sie sich nach weiteren Kundenwünschen und teilen Sie uns ggf. mit, wie Sie zusammenbleiben werden. Vielen Dank für das Interview und verabschiedet euch mit einem freundschaftlichen Willkommen. Führen Sie ggf. ein Kurzprotokoll des Anrufs und/oder benachrichtigen Sie die betroffenen Personen in Ihrem Hause oder an anderer Stelle.

Wechsle in ein ruhigeres Büro oder schließe Tür und Tor. Denken Sie vor dem Telefonat darüber nach, was Sie darin klarstellen wollen. Es ist auch sinnvoll, wenn Sie dem Auftraggeber im Vorfeld kundenrelevante Infos oder Anfragen zum jeweiligen Themenbereich per E-Mail zusenden. Auf diese Weise kann er sich auch auf das Telefonat einrichten.

Wenn Sie zum ersten Mal einen Partner anrufen, fragen Sie Ihre Mitarbeiter danach. Wenn Sie zunächst die Schriftführerin Ihres Geschäftspartners am Telefon haben, dann drücken Sie nicht. Weiterführende Hinweise und Vorschläge zum Themenbereich "Richtig telefonieren" finden Sie auch in "Stepstone".

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