Serienmail

Massenmail

Markieren Sie die Kontakte, an die Sie den Serienbrief senden möchten. Darüber hinaus zeigt eine herkömmliche serielle Outlook-Mail alle angegebenen Empfänger in den Feldern TO und CC an. Erstellung und Versand individueller Serienbriefe mit Outlook und Word

Aus Outlook können Sie in Word Serien-Mails oder Briefe schreiben und senden. In diesem Hinweis erfahren Sie, wie Sie mit Outlook Serien-Mails senden können. Um in der Serienmail also "Sehr geehrter Herr" und/oder "Sehr geehrte Damen und Herren" die korrekte Begrüßung zu erhalten, müssen die Kontaktdaten in Outlook korrekt verwaltet werden.

Dabei ist es von Bedeutung, dass nicht nur der Vor- und Zuname, sondern auch die Begrüßung Herrn oder Frau in der Spalte Vorname steht. Dadurch wird die richtige Begrüßung im Formbrief kontrolliert. Nun haben Sie zwei Optionen, um aus allen gesicherten Kontaktdaten die für den Seriendruck benötigten Kontaktdaten auszuwählen. Du markierst die Kontaktpersonen, an die du einen Seriendruck senden möchtest.

Starte dann den Serienbrief, indem du in der Gruppenaktion im Verzeichnis Beginn des Kontaktbereichs auf die Taste Serienbrief klickst. Erstellen Sie unter Einstellungen einen Serienbrief unter Dokumenttyp und einen Serienbrief unter Zusammenführen: Drücken Sie auf die Taste OK. Das Wort ist nun begonnen. Geben Sie in Word den gewünschten Schriftzug per Serienbrief ein, mit Ausnahme der Begrüßungsformel.

Wenn Sie die Begrüßungsformel einzeln speichern möchten, öffnen Sie die Registerkarte Transporte in Word und wählen Sie die Drucktaste Rules in der Arbeitsgruppe Write and insert fields (Word 2013) oder Write and insert fields (Word 2016). Machen Sie in dem sich nun erscheinenden Eingabefeld die nachfolgenden Angaben und bestätigen Sie mit OK.

Auf der Registerkarte Transporte in der Registerkarte Schreib- und Eingabefelder (Word 2013) oder Schreib- und Eingabefelder (Word 2016) klickst du auf die Taste Serienbrieffeld einsetzen und wählst das Nachnamensfeld aus der Auflistung. Word zeigt nun die Sicht, in der Sie die Serienbrieffelder oder die Sicht, in der Sie die Vorschauergebnisse anzeigen, an.

Mit Hilfe der Taste Preview Results auf der Registerkarte Shipments in der Rubrik Preview Results können Sie zwischen den beiden Sichten wechseln. Wenn Sie den in Ihrer E-Mail enthaltenen Nachrichtentext geschrieben haben, drücken Sie die Taste Finish and Merge in der Finish-Übersicht. Klicke nun auf OK. Mails werden an die in Punkt 1 gewählten Kontaktpersonen gesendet.

Mit Hilfe von Outlook kann man individuelle Buchstaben gestalten und die entsprechenden Grüße in den jeweiligen Kontext einfügen. Da die Ansageformel und der Begrüßungstext in Wort zusammengeführt werden, ist es auf diese Weise nicht möglich, einen Serienbrief mit Anhang oder eigenem Thema zu verfassen. Sollten Sie exakt diese Funktionalitäten brauchen, steht Ihnen unser zusätzliches Programm Serienmail zur Verfügung.

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