Serienmail Erstellen

Erstellen von Serienbriefen

So erstellen und versenden Sie Serienmails. Finden Sie Ihre E-Mails und Serienbriefe wieder - erfahren Sie mehr darüber hier! Erstellung eines Serienbriefes oder Serienbriefes in Editor Wenn Sie eine große Zahl von Vorlagen erstellen wollen, die in den meisten Fällen gleich sind, aber einige einzigartige Daten beinhalten, können Sie Mail Merge oder Mail Merge wählen. Sie können z. B.

mit dem Serienbrief individuelle Veröffentlichungen mit persönlichen Mitteilungen oder einzigartigen Anschriften und Begrüßungen erstellen. Sie können den Serienbrief auch dazu verwenden, einen Produktankündigungsbrief zu erstellen, den Sie an Ihre Bedürfnisse angepasst haben, bevor Sie ihn an einen bestimmten Empfänger versenden.

Die Texte der Veröffentlichung sind immer gleich, während Namen und Anschrift für jeden Adressaten verschieden sind. Zunächst müssen Sie entscheiden, ob Sie einen Serienbrief zum Ausdrucken oder einen Serienbrief für die Online-Verteilung erstellen wollen. Achten Sie auf die Karteikarte Versand und wähle Mail Merge oder Serial Mail. Um einen Serienbrief durchzuführen, müssen Sie eine neue oder bestehende Veröffentlichung aufrufen und sich dann mit einer Datenbank verbinden (d.h. einer Datenbank, die die einzigartigen Daten enthält, die Sie aufnehmen möchten).

Ein Datensatz kann eine Namens- und Adressliste, Artikeldaten oder Abbildungen aufführen. Du kannst dich mit einer bestehenden Verteilerliste oder einer bestehenden Dateiquelle verbinden oder eine neue Verteilerliste erstellen. Wollen Sie in einer Literaturliste nur einzelne Eintragungen übernehmen, können Sie die Literaturliste nach einem gewissen Kriterien eingrenzen.

Anmerkung: Wenn Sie auf Ihren Veröffentlichungsseiten Images zusammenfügen wollen, muss Ihre Dateiquelle entweder die Dateinamen bzw. die Pfadangaben für die zu diesem Zweck bereitgestellten Image-Dateien beinhalten. Fügen Sie die eigentlichen Graphiken oder Abbildungen nicht in Ihre Dateiquelle ein. Klicke auf Zustellungen > Empf. wählen > Bestehende Verteilerliste zuweisen. Eventuell müssen Sie durch die Navigation nach Ihrer Messdatenquelle suchen.

Wählen Sie im Dialogfeld Select Data Source die entsprechende Datei aus, und drücken Sie dann Open. Je nachdem, welche Art von Dateiquelle Sie wählen, werden eventuell andere Dialogfenster eingeblendet, die nach bestimmten Daten fragen. Handelt es sich bei Ihrer Dateiquelle z. B. um eine Excel-Arbeitsmappe mit Angaben zu mehreren Tabellenblättern, müssen Sie das Tabellenblatt mit den von Ihnen benötigten Angaben aussuchen.

Auf Versand > Empf. wählen > Aus Outlook-Kontakten auswähl. Bei der Aufforderung zur Auswahl eines E-Mail-Profils klickst du auf das entsprechende Anforderungsprofil, und dann auf OK. Wählen Sie im Dialogfeld Select Contacts die gewünschten Kontaktlisten aus, und drücken Sie dann OK. Im Dialogfeld Serienbriefempfänger werden alle Kontaktpersonen im Verzeichnis eingeblendet.

Hier können Sie die Empfängerliste herausfiltern und ordnen, die in den Serienbrief aufgenommen werden sollen. Falls Sie keine Verbindungsliste haben, können Sie eine neue aufstellen. Auf Senden > Empf. wählen > Neue Verteilerliste eintragen. Tragen Sie im Dialogfenster Neue Adressenliste die Daten für den ersten Eingang in die für Ihren Transport relevanten Felder ein.

Anmerkung: Um die Standard-Spalten zu ändern, klicke auf die Schaltfläche Customize Columns. Sie können dann die Listenspalten ergänzen, entfernen, umbenennen zu lassen und umordnen. Nachdem Sie alle erforderlichen Daten für den ersten Beitrag erfasst haben, wählen Sie Neuen Beitrag. Führen Sie die folgenden Arbeitsschritte 2 und 3 aus, bis Sie alle Eingaben vorgenommen haben, und drücken Sie auf OK.

Im Dialogfeld Save Address List tragen Sie im Dialogfeld File Name einen Dateinamen für die Adreßliste ein und sichern ihn. Im Dialogfeld Mail Merge Recipient werden alle in der neuen Verteilerliste aufgeführten Kontaktpersonen eingeblendet. Hier können Sie die Empfängerliste für den Serienbrief einsortieren und ausfiltern. Sie können im Dialogfenster Mail Merge Recipients die Adressaten auswählen, die Sie in den Mail Merge aufnehmen wollen.

Markieren Sie die Auswahlfelder neben den einzubindenden Empfänger und entfernen Sie die Häkchen neben den auszuschließenden Empfänger. Wollen Sie in einer Literaturliste nur einzelne Eintragungen übernehmen, können Sie die Literaturliste nach einem gewissen Merkmal oder Merkmal durchsuchen. Nachdem Sie die Auswahlliste gefiltert haben, können Sie die Auswahlfelder zum Ein- und Ausblenden von Datensätzen nutzen.

Klicke auf den Pfeiltasten neben der Spaltentitel des Objekts, nach dem du suchen möchtest. Wählen Sie eine der nachfolgenden Möglichkeiten: Das Dialogfeld Filter und Sortierung wird geöffnet, in dem Sie nach mehreren Merkmalen suchen können. Du kannst auch auf Filter im Dialogfeld Merge Recipients unter Recipients List anklicken, um das Dialogfeld Filter and Sort zu öffnen. Das Dialogfeld Refine Merge Recipients wird angezeigt.

Falls Sie alle Einträge rasch markieren oder abwählen wollen, ein- oder ausschalten oder Tipp: Wenn Ihre Datei Einträge mit gleichen Daten und die Datenspalte höchstens zehn einzigartige Ausprägungen hat, können Sie nach spezifischen Daten suchen. Gibt es z.B. mehrere Anschriften, in denen Australien als Land/Region aufgelistet ist, können Sie nach Australien sortieren.

Im Dialogfenster Mail Merge Recipients werden dann nur diese Einträge eingeblendet. Auf ( "Alle") tippen, um alle Einträge erneut anzuzeigen. Falls Sie Artikel in alphanumerischer Ordnung darstellen wollen, können Sie sie in der Auswahlliste einordnen. Wählen Sie im Dialogfeld Serienbriefempfänger die Spaltentitel des Objekts, nach dem Sie sortieren möchten. Anschließend können Sie auf die Spaltentitel tippen. Zum Beispiel, um die alphabetische Darstellung der Auflistung nach Nachnamen zu erhalten, wählen Sie die Spaltentitel Vorname.

Wenn Sie nach mehreren Auswahlkriterien suchen möchten, klicke im Dialogfeld Mail Merge Recipient auf Sort. Markieren Sie im erscheinenden Dialogfenster Filter und selektieren Sie die gewünschten Sortierkriterien. Ein Serienbrief erzeugt viele verschiedene Belege aus einer einzelnen Schablone unter Verwendung von Placeholderinformationen und eindeutigen Zusatzinformationen, die zu den Placeholderinformationen in jedem Beleg hinzukommen.

Klick auf Insert > Create Texted Box . Weisen Sie in der Veröffentlichung darauf hin, wo sich eine Kante des Textfeldes befindet, und bewegen Sie sie schräg, bis das Feld die von Ihnen gewählte Grösse hat. Klicke in das Eingabefeld und gib den gewünschten Schriftzug ein, der in jeder Ausgabe deiner Serienbriefveröffentlichung erscheinen soll.

Aktivieren Sie in Ihrer Serienbrief-Publikation das Kontrollkästchen, in das Sie das Eingabefeld eingeben wollen. Wählen Sie in der Gruppenzugehörigkeit Write and Insert Fields die Option Address Block. Wählen Sie im Dialogfenster Adreßblock einsetzen die gewünschten Adreßelemente aus, und drücken Sie dann OK. Anmerkung: Wenn die Bezeichnungen der Datensatzfelder in der Dateiquelle nicht mit den Bezeichnungen der Datensatzfelder, die der Herausgeber für den Adreßblock verwendet, überein stimmen, müssen Sie eventuell im Dialogfenster Adreßblock einsetzen auf Matching Fields setzen mit einem Klick darauf reagieren.

Im Dialogfenster Matching Fields einstellen können Sie über die Dropdown-Listen die Datenquellenfelder auswählen, die den Feldern des Publishers entsprechen. Bei der Auswahl der Datenquellen müssen Sie die entsprechenden Werte angeben. Aktivieren Sie in der Gruppenzugehörigkeit Schreib- und Eingabefelder die Option Anrede. Im Dialogfenster Begrüßungsleitung das Format der Begrüßungszeile auswählen. Markieren Sie den anzuzeigenden Schriftzug, wenn der Herausgeber den Empfängernamen nicht auswerten kann.

Das kann z.B. der Falle sein, wenn die Dateiquelle für einen Adressaten keinen Vor- oder Zunamen, sondern nur einen Unternehmensnamen hat. Dann klicke auf OK. Anmerkung: Wenn die Bezeichnungen der Datensatzfelder in der Dateiquelle nicht mit den Bezeichnungen der Datensatzfelder, die der Herausgeber für die Begrüßungszeile verwendet, überein stimmen, müssen Sie eventuell im Dialogfeld Begrüßungszeile auf Abgleichsfelder setzen anklicken.

Im Dialogfenster Matching Fields einstellen können Sie über die Dropdown-Listen die Datenquellenfelder auswählen, die den Publisher-Feldern zugeordnet sind. Doppelklicken Sie in der Gruppenzugehörigkeit Schreib- und Eingabefelder auf Abbildung und dann auf Eingabefeld. Markieren Sie im Dialogfenster Insert Image Field das gewünschte Imagefeld, das Sie hinzufügen möchten. Zur Auswahl stehen die folgenden Optionen. Anmerkung: Wenn Sie auf Ihren Veröffentlichungsseiten Grafiken zusammenfügen wollen, muss Ihre Dateiquelle entweder die Namen der Dateien oder die Pfadangaben für die zu diesem Zweck bereitgestellten Bilddaten beinhalten.

Fügen Sie die eigentlichen Graphiken oder Abbildungen nicht in Ihre Dateiquelle ein. Aktivieren Sie in der Arbeitsgruppe Schreib- und Eingabefelder die Kontrollkästchen Seriendruckfeld hinzufügen und aktivieren Sie die gewünschten Eingabefelder in das Eingabefeld. Um die zusammengefassten Druckdaten zu bearbeiten, müssen Sie die Druckdatenfelder in Ihrer Serienbriefpublikation aufbereiten.

Markieren Sie in der Veröffentlichung das Eingabefeld mit den zu formatierenden Daten. Bei einem einzelnen Eingabefeld klickt man im Menü Textfeldwerkzeuge, auf der Karteireiter Formate auf die Schriftart und wählt die gewünschte Schriftart aus. Falls das gewählte Eingabefeld vom Herausgeber als Nummer, Währung, Tag oder Zeitpunkt anerkannt wird, tippen Sie auf die Schaltfläche Form. Ändern Sie die Aufbereitung für die Darstellung dieser Feldtypen.

Du kannst prüfen, wie deine Veröffentlichung mit den aktuellen Werten in den Serienbrieffeldern dargestellt wird. Um Ihre Veröffentlichung zu prüfen, wählen Sie Preview Results und gehen Sie wie folgt vor: Um die einzelnen Beiträge in der Übersicht zu betrachten, wählen Sie die Navigationstasten, um zu erfahren, wie die einzelnen Beiträge in Ihrer zusammengelegten Veröffentlichung erscheinen.

In den Seriendruckfeldern werden die Daten aus dem ersten Satz Ihrer Datenbasis aufgefüllt. Wenn Sie einen spezifischen Termin in der Dateiquelle finden und in der Voransicht anzeigen lassen wollen, wählen Sie die Option Receiipients finden, und tragen Sie dann Ihre Auswahlkriterien in das Dialogfeld Find Entry ein. In diesem Fall können Sie einen ausgewählten Adressaten vom Serienbrief ausnehmen. Wählen Sie Diesen Adressaten ausnehmen.

Wenn Sie die Verteilerliste von Empfängern abändern möchten, wählen Sie die Option Verteilerliste ändern und führen Sie Ihre Eingaben im Dialogfeld Seriendruckempfänger aus. Wenn Sie Ihre Serienbrief-Publikation fertiggestellt und alle Serienbrieffelder eingegeben haben, wählen Sie File > Save As, nennen Sie Ihre Veröffentlichung, und drücken Sie dann Save. Zur Erstellung der fusionierten Veröffentlichung wählen Sie die Drucktaste Fertigstellen und Zusammenfügen und befolgen Sie die folgenden Schritte, um die zusammengefügten Dokumente zu Drucken, in der Druckvorschau anzuzeigen, zu speichern, die zusammengefügten Dokumente zu einer anderen Veröffentlichung hinzuzufügen oder per E-Mail zu senden.

Auf Zusammenführen mit dem Druckertreiber per E-Mail anklicken. Gib im Druckbereich einen Dateinamen ein, wähle die gewünschten Einstellungen aus, und klicke dann auf OK. Achtung: Wenn Sie verschiedene Gruppierungen zusammengeführter Datensätze auf jedem Arbeitsblatt gedruckt haben wollen, z.B. verschiedene Bezeichnungen und Anschriften, tippen Sie im Kapitel Druckoptionen auf Mehrere Blätter pro Arbeitsblatt.

Bei der Auswahl von Mehrere Exemplare pro Bogen beinhaltet jedes Bogenblatt mehrere Exemplare derselben Informationen. Um Ihre verschmolzenen Dokumente zu editieren, für die weitere Nutzung zu sichern oder zu einem späteren Zeitpunkt auszudrucken, können Sie alle diese Dokumente als eine einzige neue verschmolzene Veröffentlichung zusammenstellen und abspeichern. Diese Veröffentlichung beinhaltet die eigentlichen Informationen anstelle der Zusammenführungsfelder.

Auf Zusammenführen in eine neue Veröffentlichung tippen. In der neuen Veröffentlichung auf Diese Veröffentlichung sichern unter im Aufgabenfenster Mail Merge klick. Nennen Sie die neue Veröffentlichung und drücken Sie auf Sichern. Falls Sie Ihre zusammengefügten Sites am Ende einer bestehenden Veröffentlichung hinzufügen möchten, vergewissern Sie sich, dass Ihre zusammengefügte Veröffentlichung in den nachfolgenden Abschnitten mit der bestehenden Veröffentlichung übereinstimmt:

Der Verlag ergänzt eine neue oder bestehende Veröffentlichung um zusammengefügte Inhalte, kann diese aber nicht zu einer offenen Veröffentlichung anfügen. Falls eine zu fusionierende Veröffentlichung offen ist, müssen Sie sie zunächst sichern und schliessen, bevor Sie den Serienbrief durchführen können. Auf Zu einer bestehenden Veröffentlichung hinzufüged. Navigieren Sie im Dialogfeld Veröffentlichung eröffnen zu der Veröffentlichung, zu der Sie die zusammengefügten Dokumente hinzufuegen moechten.

Klicke dann auf Open. In der bestehenden Veröffentlichung klicke auf Diese Veröffentlichung in der Aufgabe Mail Merge sichern, um deine Updates zu sichern. Bei der Erstellung einer seriellen E-Mail ist unter Fertigstellen und zusammenfügen nur die Funktion E-Mail-Nachricht versenden verfügbar. Auf E-Mail-Nachricht versenden tippen. Markieren Sie im Dialogfeld Output to E-Mail Message das Empfängerkreisfeld aus der Dropdown-Liste To.

Wählen Sie unter Zu einfügender Artikel die gewünschten Datensatzfelder aus, die Sie in die Überschriftenzeile eingeben möchten. Anschließend können Sie diese mit einem Klick auswählen. Wählen Sie Einstellungen, um andere von Ihnen benötigte Einstellungen wie Cc- oder BC-Empfänger oder Nachrichtenanhänge festzulegen. Dann klicke auf Send. Um die Veröffentlichung auch mit den zusammengesetzten Bereichen zu sichern, können Sie zurückschalten, die Bereiche editieren und eine neue zusammengesetzte Veröffentlichung erstellen.

Gehen Sie wie folgt vor, um Ihre zusammengeführte Veröffentlichung zu speichern: Klick auf File > Save. Vergeben Sie der Veröffentlichung einen Dateinamen und drücken Sie auf Sichern. Eine Serienbriefnummer kann abgebrochen werden, um die Verknüpfung einer Serienbriefnummer oder einer Datensatzkatalogvorlage von der entsprechenden Dateiquelle zu unterbrechen. Wählen Sie die Karteikarte Versendungen > Empf. wählen, und dann auf Zusammenführung von E-Mails aufheben.

Um die Seriendruckfunktion abzubrechen, drücken Sie auf Ja. Anmerkung: Wenn Sie einen Serienbrief stornieren, werden alle Datenfelder mit Ausnahme von Adreßfeldern, Begrüßungszeilen und Adreßblöcken in Klartext umgewandelt.

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