Serienmail Versenden

Senden von Serienbriefen

Senden von Serienbriefen in Outlook. Er führt auch alternative Programme für Serienmails ein. So erstellen und versenden Sie Serienbriefe Finden Sie Ihre E-Mails und Serienbriefe wieder - informieren Sie sich hier! Zum Kontaktbereich gehen. Markieren Sie die Kontaktpersonen, an die Sie den Serienbrief senden wollen.

Drücken und Halten Sie die Strg-Taste, um mehrere Kontaktpersonen auszuwählen. Auf der Registerkarte Start auf die Taste Mail Merge tippen. Die Dialogbox Merge Contacts wird angezeigt.

Vergewissern Sie sich, dass die Einstellung Nur markierte Kontaktpersonen aktiv ist. Im Auswahlfenster Merge: auswählen Sie E-Mail. Gib im Eingabefeld Nachrichtenbetreff:: den gesuchten Text für deinen Serienbrief ein. Auf OK tippen. Das Wort Word öffnet sich in diesem Fall von selbst und Sie wollen eine persönliche Begrüßung einrichten. In der Task-Leiste im Feld Write and paste auf der Registerkarte Write and paste auf Greeting Line auf.

Die Dialogbox Begrüßungszeile hinzufügen wird angezeigt. Verwenden Sie die Pfeile im Vorschaubereich, um zu überprüfen, wie die Einzelpersonen entsprechend der ausgewählten Begrüßungsformel ausfallen werden. Auf OK tippen. Beenden Sie das Verfassen Ihres E-Mail-Textes in Word. Du kannst auch zusätzliche Informationen mit einem Serienbrieffeld anbringen. Klicke auf die Textstelle, an der du die E-Mail-Adresse des betreffenden Adressaten erneut eingeben möchtest.

Auf der Task-Leiste auf die Taste Insert Mail Merge Field tippen. Wähle EMail aus dem Dropdown-Menü. Sobald Ihr E-Mail-Text fertiggestellt ist, tippen Sie auf die Taste Fertigstellen und Mischen. Aktivieren Sie die Kontrollkästchen E-Mail-Nachricht versenden. Es öffnet sich das Dialogfeld Mail Merge to E-Mail. Gib im Feld Betreff: erneut den gesuchten Text für deine Serienmail ein.

Auf OK tippen. Falls Sie das automatisierte Versenden nicht vorher abgeschaltet haben, wird nun der Serienbrief gesendet. Bei Lookeen, einem Outlook-Add-In, können Sie ganz unkompliziert nach allen Serien-Mails durchsuchen, die Sie bisher versendet haben.

Methodik 1: Schnelle und einfache Bedienung

Teamgruppen-E-Mails mit Besprechungsprotokollen, Kundenwerbungsinformationen, Arbeitsmaterialien für Kinder und Jugendliche - der Geschäftsalltag verlangt für den digitalen Mailverkehr zunehmend mehr als nur einen Adressaten. Microsoft Office 2010 stellt verschiedene Möglichkeiten für den Versand von digitalen Massenmailings zur Verfügung. Wenn eine einzelne Nachricht an mehrere Adressaten gesendet werden soll, können Sie diese im Mail-Header unter An... oder CC.... eintragen.

Jeder Adressat kann jedoch nachlesen, an wen diese Nachricht geschickt wurde, da die Distributionsliste an alle Abonnenten gesendet wird. Die Blindkopien sind für die Begünstigten unsichtbar und damit vor unbefugtem Zugriff gesichert. Ein individualisierter Gruß ist jedoch nicht möglich. Nichtsdestotrotz ist diese simple Art der Serienmail nur für Gelegenheitsmailings mit einer kleinen Anzahl von Teilnehmern geeignet.

Dazu muss zunächst eine neue Adressgruppe in Outlook angelegt werden. Sobald eine Ansprechpartnergruppe angelegt wurde, z.B. für einen Stammkunden, kann sie immer wieder verwendet werden. Im Startmenü auf Neue Teilnehmergruppe eintragen. Geben Sie der Auswahlliste im Eingabefeld Bezeichnung einen Namen. Aktivieren Sie auf der Karteikarte Ansprechpartner unter Mitarbeiter die Option Mitarbeiter hinzuf.

Doppelklicken Sie auf die ausgewählten Bezeichnungen, um sie in den Verteiler zu übertragen. Unter Contacts wird die Adressgruppe abgespeichert. So können Sie z. B. Newsletters, Info-Briefe und Aufforderungen immer wieder versenden. In der zu sendenden Nachricht ist auch die Adressgruppe Blindkopie im Feld E-Mail-Adresse enthalten, da Outlook daraus vor dem Senden eine Reihe von Einzeladressen aufbaut.

Serienbriefe mit individueller Begrüßung sind klar die elegante aller Serienbriefvarianten. Mit einer solchen Post mit Vornamen wird jeder Adressat angesprochen - zum Beispiel mit viel Freude Sabine statt mit lieben Vorgesetzten. Bei Microsoft Office 2010 funktioniert das Zusammenführen von E-Mails durch perfektes Zusammenspiel von Word, Excel und Outlook. Wie bei einem Seriendruck per E-Mail ist ein Seriendruck in der Regel aus zwei verschiedenen Teilen aufgebaut: Ein Haupttext als Dokument mit Platznutzern für persönliche Daten wie z. B. den Namen, die Anrede und die Postanschrift und eine passende Datendatei mit der Adressliste.

Um jedoch einen Dateianhang zu einer Serienmail hinzuzufügen, benötigt man ein zusätzliches Add-on für Outlook wie Send Personally (www.mapilab.com), QNewsletter (www.olfolders.de) oder ein Skript (www.planet-outlook.de/seriendruck. htm). Zur Erstellung einer Datenbasis wird in Excel ein Ordner und in der ersten Reihe ein Feldname wie z. B. Gruß, Nachname und Postanschrift erzeugt.

Bei der Ausgabe des Formblattes werden die Plakathalter des Hauptvordrucks durch die Angaben aus dem Datensatzbestand ergänzt. Andernfalls können bei der Vorbereitung der Serienunterlagen unerwartete Überaschungen auftreten. Zu Kontrollzwecken können Sie die Kontrollzeichen in Excel ausgeben.

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