Telefon im Büro

Bürotelefon

So organisieren Sie Ihr Büro & optimieren (Online-Kurs). Für die Herstellung und Pflege des persönlichen Kundenkontakts bleibt das Telefon das stärkste Medium.

Jeder kann professionelle Telefonate führen - richtig?

Telephonieren ist ein Kinderspiel, jeder kann es tun! Dennoch denken nur wenige Büroangestellte darüber nach, wie sie sich besser darauf vorzubereiten haben. Versäumen Sie nicht die Gelegenheit, sich höflich und fachkundig am Telefon zu zeigen. Nachfolgend finden Sie einige Hinweise, die Ihnen helfen, erfolgreiche und professionelle Telefonate zu führen. Das Telefon ist neben E-Mails eines der bedeutendsten Kommunikationsinstrumente im beruflichen Alltag.

Doch viele Leute hasst es, geschäftliche Anrufe zu tätigen. Bei hohem Lärmpegel im Büro werden die Energien erschüttert. Es ist nicht schwierig, Konversationen fachgerecht zuzubereiten und entspannte Telefonate zu machen. Professionelle Mitarbeiter achten daher darauf, dass sie ihre Konversationen in einem freundlichen Umfeld durchführen. Hierzu zählen unter anderem ein ergonomisches Büromobiliar und eine angemessene Ausleuchtung.

Ebenso ist es von Bedeutung, dass Sie während des Telefongesprächs telefonieren können, ohne Ihre Kolleginnen und Kollegen zu belästigen oder selbst beunruhigt zu werden. Abhilfe schafft ein separater Telefonraum. Dort können alle Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern nach Rücksprache ungestörte Fachgespräche führen. Bei uns sind Sie herzlich willkommen. Auf jeden Fall ist es sinnvoller, Telefonanrufe zu bündeln und in einem Arbeitsgang abzuschließen, anstatt für jeden Anruf die gleiche Vorbereitung zu haben.

Falls Sie ein eigenes Zimmer für ein Telefon haben, kann ich Ihnen meine diesbezüglichen Hinweise empfehlen. Möglicherweise werden die Dokumente der verschiedenen Vorhaben auch auf Ihrem Arbeitsplatz verteilt? Dies schafft keine gute Basis für ein erfolgreiches Miteinander. Reinigen Sie zuerst Ihren Arbeitsplatz, um professionelle Anrufe zu tätigen. Sie haben also einen klaren Blick und können sich auf das Geschehen ausrichten.

Mit einem aufgeräumten Arbeitsumfeld erreichen Sie zwanzig Prozentpunkte mehr Effektivität im Büro. Die dauerhafte Reinigung Ihres Schreibtisches erläutere ich Ihnen in meinem Beitrag auf YouTube. Selbst wenn Sie es überhaupt nicht erschöpfend finden, belastet das Festhalten des Mobilteils oder Ihres Mobiltelefons Ihren Organismus. Der Bewegungsapparat von Rückseite und Hals ist angespannt und man muss immer wieder nach den Dokumenten suchen.

Bei vielen Telefonaten ist es sinnvoll, ein Headset zu kaufen. Die Mitarbeiter sind beweglich und haben die freie Hand, um durch Dokumente zu navigieren oder Aufzeichnungen zu machen. Extra-Tipp: Schon bei einem kleinen Telefonat können im Handumdrehen alle wichtigen Informationen untergehen. Das Notieren ist ein wesentlicher Bestandteil des beruflichen Telefonierens.

Wenn Sie wichtige Telefonate führen, überlassen Sie nichts dem Zufall an sich und machen Sie sich gut vorbereitet. Sie wählen dann die notwendigen Dokumente aus und liest bei Bedarf das entsprechende Material erneut. Bei vielen Büroangestellten wird die Zeit beim Telefonieren oft übersehen. Legen Sie daher eine Sanduhr auf Ihren Tisch und drehen Sie sie zu Gesprächsbeginn um.

Sobald dies abgeschlossen ist, ist es an der Zeit, das Gespräch nach und nach zu schließen. So ist es leicht und effizient, das Telefongespräch zu vorbereiten und zu unterteilen. An stressigen Tagen ist es besser, auf die wichtigen Konversationen zu verzichtet und sie, wenn möglich, auf einen geeigneteren Termin zu verlegen. Bei einem Anruf ist der erste Eindrücke entscheidend. Klatsch tante Stripperin oder Mundfaulheit - professionelles Telephonieren trägt dazu bei, das Gletschereis zu durchbrechen.

Mit Hilfe der nachfolgenden Hinweise können Sie fließend und unkompliziert einsteigen. Ein Satz wie "Ich kann die Dateien nicht finden" hört sich positiv an. Daraus ergibt sich: "Ich werde Ihnen die Dokumente zusenden. "Bitte achten Sie auch auf die Telefon-Etikette. Extra-Tipp: Ich empfehle meinen Kundinnen und Kunden, stehend zu telefonieren. In diesem Fall ist es ratsam. Dadurch werden die Körpermuskeln gelockert und ein entspannter Gesamteindruck entsteht.

Es gibt neben dem Telephonieren noch andere Aktivitäten, die im Stand sehr gut ausgeführt werden können. Meetings entfalten eine gute Eigendynamik, wenn die Teilnehmer stillstehen. Lies meine Hinweise zur Einrichtung eines Steharbeitsplatzes. Der Interviewer wird es begrüßen, wenn er die angeforderten Dokumente wie besprochen bekommt. Fachgerecht ausgearbeitete Anrufe ersparen Zeit und Nervosität.

Während Sie am Telefon sind, fühlen sich Ihre Geschäftspartner wohl und ernsthaft.

Auch interessant

Mehr zum Thema