Telefonieren Büro

Telephonbüro

Das bedeutet konkret, dass das Telefonieren im Büro- oder Geschäftsumfeld manchmal eine ganz besondere Herausforderung ist. Einen professionellen Telefonanruf zu tätigen bedeutet, aufmerksam zuzuhören und sich verbindlich auszudrücken. - Wann sollte er zurück sein / in seinem Büro? Haben Sie keine Angst vor Telefonaten. Damit kann jeder Büroangestellte entspannt und professionell telefonieren.

Geschäftsanrufe - was Sie dabei berücksichtigen sollten

Ungeachtet E-Mail, Kurier & Co. ist das private Telefongespräch nach wie vor das beliebteste Kommunikationsmedium. E-Mails und Kurier haben das Dilemma, dass individuelle Schriftsätze teilweise missverstanden werden - das kann auch während eines Telefonats geschehen, aber hier können Sie gleich Gegenmaßnahmen ergreifen oder auf der Grundlage der Rückmeldung klären.

Aber wie gegenwärtig ist das Handy heute und wie ist das Zusammenspiel von Mobilfunknetz und Handy? Durchschnittlich ruft jeder von uns derzeit rund 60 Std. pro Jahr an. Obwohl das Handy heute überall im Einsatz ist, werden die meisten Anrufe über das öffentliche Netz getätigt. Dafür wächst der Mobiltelefonieanteil um rund 2,5%.... das sind rund 110 Mrd. Anrufminuten pro Jahr.

Betrachtet man alle Daten im Kontext, so stellt man fest, dass die Gesamtanzahl der Gesprächsminuten um etwa 1% gesunken ist. Insgesamt ist klar, dass wir Deutschen gern geschäftliche und private Telefonate führen. Aber wie telefonieren Sie in Ihrem Beruf richtig und was müssen Sie im Detail beachten?

Was sind die Hemmnisse für Telefonate am Arbeitsplatz? Das Telefonieren am Arbeitsplatz birgt drei wesentliche Herausforderungen: Das Telefonieren im Büro- oder Geschäftsumfeld ist daher zum Teil eine ganz spezielle Aufgabe. Besonders wenn Sie mit mehreren Personen im selben Büro arbeiten, ist das fließende Läuten, meistens mit verschiedenen Tönen, ein stressiger Umstand.

Das Läuten der Glocke und die nachfolgenden Telefongespräche erzeugen ein Hintergrundgeräusch, in dem es oft schwierig ist, sich zu unterdrücken. Darüber hinaus ist es oft schwierig, sich ausreichend an den entsprechenden Ansprechpartner anzupassen. Damit kommen wir unmittelbar zum zweiten Punkt, der Distraktion. Klingeltöne Telefongespräche bringen uns immer aus der Gewohnheit heraus.

Man kann das Handy kaum übersehen - das würde alle anderen wieder anmachen. Der anrufende Telefonapparat hat Vorrang und toleriert keine Verzögerung. Die dritte große Fläche ist die Frequenz/Frequenz, mit der das Gespräch läutet oder ein Gespräch erforderlich ist. Manche Anrufe können noch bearbeitet werden, aber wenn Sie wiederholt aus Ihrer Gewohnheit herausgerissen werden, nimmt die Spannung so stark zu, dass Sie quasi nur darauf warten, dass das Gespräch wieder ertönt.

Sie werden im Extremfall nur verärgert und verkrampft sein und das vielleicht auch gleich auf die Person, mit der Sie sprechen, auslassen - keine gute Grundvoraussetzung für eine gute Gesprächskultur. Jetzt stellt sich die Fragestellung, wie diese drei Aspekte im besten Falle so gelöst werden können, dass alle Menschen glücklich sind, jeder das Telefonat führen kann, das er benötigt und das tägliche Geschäft reibungslos verläuft.

Es geht also darum, die Hoheitsgewalt über die eigene telefonische Zeit zu erlangen, auf andere einzugehen und ein gewisses Maß an Diskretion und Ruhe zu entfalten. Für entspanntes Telefonieren gibt es folgende Punkte: Sprich ruhiger, denn die modernen Mobiltelefone bieten auch bei leisem Wort gebrauch eine gute Sendequalität. Nach Möglichkeit den Zimmerbereich bei einem Anruf oder in einem isolierten Bereich (z.B. Kokons oder Arbeitsplätze) im Büro aufstellen.

Bei der Nummernerkennung wissen Sie oft, wer gerade telefoniert und können so eine Entscheidung treffen. Bei Bedarf kann der Anrufende eine Mitteilung zurücklassen und zu einem bestimmten Termin zurückrufen. So können Sie Telefonanrufe erfassen und in einem Arbeitsgang bearbeiten. Das trägt dazu bei, das Arbeitsklima im Büro zu verbessern und das Handy zu dem effektiven Werkzeug zu machen, das es ist.

Selbst wenn das Telefonprinzip eindeutig ist, gibt es noch ein paar kleine Dinge, die vor allem im Geschäftsumfeld von Bedeutung sind, damit man zurechtkommt und das Gespräch von vornherein gut beginnt. Beim Läuten des Telefons ist es am besten, den Hörer während des ersten Klingeltons nicht abzuheben, denn das ist in der Regel etwas ärgerlich - einige Leute kommen zu dem Schluss, dass die andere Person nur auf den Ruf gedauert hat, weil er sonst nichts Schöneres zu tun hat.

Fangen Sie nicht gleich an zu reden, sondern atmen Sie durch und erwarten Sie eine zweite, denn die modernen Telefonsysteme haben die Anbindung noch nicht hergestellt. Wenn du anfängst, gleich zu sprechen, kann es vorkommen, dass die Person, mit der du sprichst, die ersten beiden drei Wörter oder gar einen Halbsatz auslässt. Das Geräusch macht die Musiktitel - auch während eines Telefonats.

Ein positiver Gruß und eine professionelle Einführung in das Gespräch tragen dazu bei, dem Anruf eine bestimmte Stimmung zu verleihen oder eine Diskussionsatmosphäre zu schaffen. Dadurch hat der Gesprächspartner das Gefühl, dass er aufgenommen wurde und kann seine Bedenken vorbringen. Im Grunde genommen sollten Sie sich zuerst mit Ihrem Firmennamen und dann mit Ihrem eigenen austragen.

Dabei ist der Unternehmensname nicht so bedeutsam, denn der Anrufende kennt in der Regel seinen Ansprechpartner.... es sei denn, er hat die falsche Nummer gewählt - aber das ist ein anderes Fach. Dabei ist der Namen des Callers von Bedeutung. Einerseits, um den Befragten direkt ansprechen zu können, andererseits, um sicher zu sein, mit wem welche Vereinbarungen getroffen wurden.

Es gibt nichts Schlimmeres als eine Äußerung wie: "Ich war am Telefon, aber ich weiss nicht, mit wem. "Deshalb, wenn nötig, zu Anfang der Diskussion noch einmal nach dem Titel suchen, diesen aufschreiben und dann den Ansprechpartner mehrmals mit dem Titel anreden - ohne dass es übersteigert funktioniert. Wenn ein Caller im Hause weitergeleitet werden soll, ist es von Bedeutung, dass der Caller darüber informiert wird.

Schon wenige Augenblicke können den Gesprächspartner entmutigen und noch viel mehr, wenn er minutenlang am Ende in der Warteposition ist, führt dies zu einer Verärgerung gleich ab Beginn des Folgegesprächs. Wenn es vorhersehbar ist, dass der Anrufende eine Weile zögern muss, dann informieren Sie uns und fragen Sie, ob er wirklich zögern will, oder bieten Sie ganz unkompliziert einen Callback an.... Vorsicht - Hinweisname und Callback-Nummer!

Es folgt eine kleine Auswahlliste für bewährtes Verhalten am Telefon: Ihr richtiger Ansprechpartner ist von Bedeutung, damit die Person, mit der Sie sprechen, genau wei?, mit wem Sie es zu tun haben. Ebenso bedeutsam ist der Namen der Person, mit der Sie sprechen - achten Sie beim Telefonieren auf ihre Haltung, denn auch wenn die Person, mit der Sie sprechen, Sie nicht wahrnimmt, werden Sie Ihre Haltung trotzdem bemerken, denn der ganze obere Körper ist ein Schwingraum für unsere Mitsprache.

Lächle am Telefon, denn du kannst das Lachen auch mit anhören. Dabei ist die Fokussierung auf den Gesprächstäter ein völliges No-go, denn früher oder später wird der Gesprächstäter dies bemerken und darauf mitgehen. Halten Sie immer genügend Zeit für einen kurzen Notizzettel mit Ihrem Vornamen und Ihrer Telefonnummer bereit. Das Mitschreiben ist zulässig, weil es dem Interviewer das Gefühl gibt, ernst genommen zu werden, und wesentliche Informationen werden auf diese Weise erfasst und müssen nicht mehr aus dem Kopf geredet werden.

Fragen und notiere immer den Vor- und Nachnamen der Person, die du anrufst - besonders wenn du dich selbst anrufst. Wenn Sie Ihren Vornamen nicht am Beginn aufgeschrieben haben, oder wenn Sie sich über die Rechtschreibung Ihres Namens unsicher sind, fragen Sie mich bitte noch einmal mit dem Hinweis: "Darf ich noch einmal nach Ihrem Vornamen fragen, ich will sicherstellen, dass ich alles richtig aufgeschrieben habe.

"Telefonieren ist zwar verboten, aber dazwischen darf ein kleiner Tropfen Mineralwasser die Sprache während des Gespräches auffrischen. Inwiefern kann ich am Telefon sicherer klingen? Einige Leute reden nicht gern am Telefon oder haben gar direkte Vorwürfe.

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