Telefonservice

Fernsprechdienst

Ein professioneller Telefondienst hilft Ihnen, neue Kunden zu gewinnen und Stammkunden durch ständige telefonische Erreichbarkeit zu binden. mw-headline" id="Einzelnachweise">Einzelnachweise[Bearbeiten | < Quelltext bearbeiten] Der Telefonservice, auch bekannt als Telefonservice oder Telefon-Sekretariat, ist ein Bürodienst, bei dem der Kunde und der Unternehmer die Anrufumleitung im offenen Fernsprechnetz nutzt, um ein Sekretariat anzuschließen. Es lassen sich vor allem zwei Formen des Telefondienstes unterscheiden: Das bloße Annehmen von Anrufen, d.h. der klassischen Aufgabenbereich eines Call Centers.

Je nach Provider ist es möglich, wie bei einer Telefonanlage, Gesprächspartner mit Kontaktpersonen zu verbinden.

Im Falle einer Ausbildung können die Call-Center-Mitarbeiter auch Informationen über das Untenehmen zur Verfügung stellen, andernfalls beschränken sich die Aktivitäten des Unternehmers auf die bloße Entgegennahme von Gesprächen im Namen des Auftraggebers und ggf. Sekretariatsservices wie Weiterleitung oder Mitschreibung. Ein klassischer Sekretariatsservice, bei dem gewerblich geschulte Sekretariate nicht nur Gespräche annehmen und weiterleiten, sondern auch Termine überwachen und steuern, Anrufdaten erfassen, Papierkram erledigen, Dienstreisen planen und buchen sowie unkomplizierte Bearbeitungsfunktionen für Firmen und Freelancer übernehmen.

Der Sekretariatsservice korrespondiert dabei in hohem Maße mit der Aktivität einer Dame im Vorzimmer. Diese Aktivität wird im englischsprachigen Raum auch als "virtuelle Hilfe" bezeichnet[1]. Der Telefonservice kann sowohl von ausgebildetem als auch von ungeschultem Fachpersonal durchgeführt werden. In der Regel werden im Bereich des Call Centers so genannte "Briefings", d.h. Trainings kurse, an die durchführenden Mitarbeitenden durchgeführt, um sie mit den Aktivitäten des Betriebes bekannt zu machen.

Neben der Rufannahme kann das Call Center auch zusätzliche Leistungen wie eine Service- oder Support-Hotline anbieten. Diese Rufannahme ist keine Service- oder Supporttätigkeit, sondern die reine Aufzeichnung von Noten oder das "Abfangen" von Anrufen im Namen des Auftraggebers.

Der Telefonservice deckt ein breites Aufgabenspektrum ab| Der Office Blogs

Unter einem gut funktionierenden Telefonservice versteht man die individuelle und fachkundige telefonische Unterstützung von Kundinnen und Service. Ein kompetenter telefonischer Auftritt des beauftragten Unternehmens stärkt den Geschäftserfolg. Durch einen qualifizierten Service wird der Wunsch des Anrufers rasch erkannt, so weit wie möglich geholfen und die relevanten Daten weitergegeben oder nach Vorgaben aufbereitet.

So wird die Verständigung mit dem Geschäftspartner aktiver gestaltet, denn in einem Direktgespräch können in kürzester Zeit alle wichtigen Daten getauscht, Unklarheiten werden ausgeräumt und der Gesprächspartner kennt sein Problem in den besten Händen. So kann er sein Interesse an der Problemlösung erkennen. Grundsätzlich ist jedem klar: Telefongespräche müssen fachgerecht sein. Ein qualifiziertes Annehmen von Anrufen ist gekennzeichnet durch die Kenntnis der Prozesse einzelner Kundinnen und Servicekunden und ihrer Kontaktpersonen, was zu einer individuellen Unterstützung der Anruferinnen und Anrufer und einer raschen Bearbeitung der Belange führt.

Berufliche Telefonanbieter bieten die entsprechenden Reports für ein detailliertes Telefonat. Sämtliche Informationen werden dementsprechend weitergegeben und kundengerecht aufbereitet. Dies ist der Falle, wenn der Telefondienst nicht im Hause ist, sondern als externer Telefondienst funktioniert. Dies ist für Office Dienstleister von Interesse, die den zentralen Telefonsupport für mehrere gleichzeitige Kundinnen und Servicekunden einnehmen.

Der Telefondienst kann in zwei Abschnitte unterteilt werden: Eingehend = Die Beantwortung von Anrufen für den Auftraggeber umfasst die Erfassung und Weiterleitung von Daten und, soweit möglich, von Daten zu Frage. Unter Telemarketing versteht man den Vertrieb von Waren oder Leistungen, bei dem die Akquisition und Konsultation bis zum Vertragsschluss ganz oder zum Teil telefonisch erfolgt.

So kann eine angestrebte Kundennachfrage generiert, aber auch neue Interessenten gewonnen oder vorhandene Kundenverbindungen gestärkt werden. Eine gute telefonische Vermarktung ist gekennzeichnet durch einen fachmännisch erstellten Gesprächstermin. Kleine Telefongesellschaften können diese Aufgabe unter gewissen Bedingungen übernehmen, insbesondere wenn sie über spezielle Kenntnisse in gewissen Gebieten verfügen. Der telefonische Vertrieb von Waren oder Leistungen reduziert die Anschaffungskosten für einen Mitarbeiter.

Das ist einer der wichtigsten Punkte, dass der telefonische Vertrieb dem zeitaufwändigen und damit kostspieligen Außendienst vorgezogen wird. In der Zwischenzeit können Call-Centers für bestimmte Fachkenntnisse in der Versorgung von Menschen mit chronischen Erkrankungen, z.B. Diabetikern, genutzt werden. Weil diese Zentren vom Auftraggeber angesprochen werden, sind sie "Inbound". Obwohl private Verbraucher überhaupt nicht angesprochen werden dürfen, gibt es im B2B-Bereich den vagen Terminus "mutmaßliche Zustimmung".

Ein Telefonanruf kann jedoch sehr rasch als Schikanen wahrgenommen werden, so dass die vermutete Zustimmung verweigert wird und der Betreiber von Mobilfunksekretariaten mit einer Verwarnung wegen Verletzung des Gesetzes gegen den unlauteren Wettbewerb gerechnet werden kann. Nach deutschem Recht ist es Verkäufern von Telefonen verboten, unaufgefordert telefonisch Werbung zu schalten. Der Telefondienst kann von einem einzigen Bürodienstanbieter durchgeführt werden.

Sie müssen als Telefondienstleister als Einzelunternehmer den ganzen Tag über verfügbar sein. Vor allem die Anrufannahme ist ein oft gefragter Service, der auch von kleineren Firmen angeboten werden kann.

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