Telefonzentrale Tipps

Tipps für die Telefonzentrale

Die Anrufer verstehen in der Regel den ersten Teil des Telefons nicht. Es ist sinnlos und klingt wie eine Telefonzentrale. Vier Tipps für die passende Ansage am Handy Der Begrüßungstext am Handy beträgt in der Regelfall nur zwei bis drei Minuten, hat aber einen maßgeblichen Einfluß auf den Gesamtverlauf des Gesprächs. Wir schaffen in dieser knappen Zeit den Boden für eine vertrauensvollen und offenen Atmosphäre und wissen, in welcher Atmosphäre unsere Kontaktperson ist. Der Wortlaut der Ansage am Handy ist davon abhängig, ob es sich um einen eingehenden Ruf oder einen laufenden Ruf auswirkt.

"Wenn Sie jeden Tag viele Besucher in Ihrem Betrieb willkommen heißen, stellen Sie sicher, dass Sie sich darüber im Klaren sind, dass jedes Mal, wenn eine andere Person vor jedem Telefonanruf und jeder Ansage am Telephon beteiligt ist. Niemand will einen Fließbandgruss aussprechen. Würden wir uns also bei Anrufen wie jede andere Person in einem Betrieb verhalten, dann wären wir nicht besonders auffällig.

Es war mir ein Anliegen, dass unsere Mitarbeiter eine so freundschaftliche Beziehung wie möglich zu unseren Abnehmern, Vertragshändlern, Lieferanten und allen anderen Partnern aufbauen. "Achten Sie daher beim Begrüßen am Telephon auf eine entsprechende Sprachgeschwindigkeit und eine deutliche Ausprägung. Auch wenn es nicht Ihre Intention ist, werden Sie Ihren Gesprächspartner lieber durch Ihren Turbo-Gruß am Handy verängstigen, anstatt ihn vertrauenswürdig zu einem weiteren Tausch einladen.

Begrüße am Handy mit einer entspannenden und zugleich interessanten Sprache, deine Ruhe und deine Laune werden ungewollt auf deine Gesprächspartner übermittelt. Das Gleiche gilt für Eile, Aufregung, Langweile, Trauer, Aversion, Ratlosigkeit und andere unerwünschte Stimmungsmacher am Handy. So können Sie beispielsweise mit einer lockeren Sprache wütende Gäste mit Ihren ersten Worten überzeugen.

Dabei geht es viel mehr um die Gefühle, die Sie mit Ihrer eigenen Sprache vermitteln, als darum, ob Sie eine tiefgründige oder eine hochfrequentierte Sprache haben. Mit einer tiefen und zugleich hektischen Stimmlage, die nervös macht, wird man nie zu einem entspannten und vertrauenswürdigen Telefonat eingeladen. Damit sich die Stimmen auf natürliche Weise entspannt, können Sie ganz normal aufklappen.

Das hört sich sehr langweilig an, aber es eröffnet unser Kinngelenk, löst unseren Knorpelmuskel von Verspannungen und löst unsere Stimmbänder. Dank eines guten Willens und einer entspannenden Telefongesprächs können Sie bei Anrufen in den ersten paar Minuten Punkte sammeln. Diejenigen, die um jeden Preis telefonieren wollen, neigen oft dazu, mit einer ungewöhnlich starken Sprache zu sprechen und übersteigerte Formeln der Höflichkeit zu verwenden.

Klassisch ist die Telefonansage, die wir als Privatkunde oft erleben, wenn uns ein Angestellter eines Callcenters anruft: "Ein schöner Tag". Der Begrüßungstext am Handy verursacht in Verbindung mit einem metallenen Stimmklang oft Krämpfe und Flugreflexe. Mangel an Selbstvertrauen, Ungewissheit und Nervenstärke am Handy sind nur einige davon.

Ein oft verwendeter Hinweis zur Telefonkommunikation "Lächeln am Telefon" wird ebenfalls oft falsch verstanden. Und wenn du eine angeborene Lust empfindest, wenn du nach innen strahlen kannst, dann tu es auch. Aber wenn du keine Lust hast, kompensiere deine Missstimmung nicht mit einem künstlichen Lachen.

Dabei ist es völlig ausreichend, wenn Ihre Sprache gelassen und interessant ist. Du benutzt dein Lachen nur, wenn du es glaubhaft machen kannst. Werden Sie von Ihren Auftraggebern, Partnern, Lieferanten oder Interessierten angesprochen, können Sie für eine persönliche Ansage am Handy folgende Formeln wählen: Der Name des Unternehmens gibt dem Anrufenden die Gewissheit, dass er richtig angeschlossen ist.

Falls Sie sowohl Ihren Vor- als auch Ihren Nachnamen erwähnen, geben Sie Ihrem Gruß am Handy eine persönliche Note. Denn der Gesprächspartner möchte Ihnen zunächst einen schönen Morgen oder einen schönen Tag wunsch. Um den kommunikativen Andockvorgang zum Erfolg zu führen und die Grußbotschaften einen dialogischen Charaktere zu haben, ist auf die korrekte Abfolge zu achten. Unternehmen ABC, Max Mustermann, Good morning -> Good morning Mr Mustermann, .....

Bei der telefonischen Ansprache von Neukunden oder der Pflege des Kontakts mit Ihren Partnern durch aktives Telefonieren wird die Abfolge des Willkommenspuzzles etwas anders sein. Morgen, Mrs..... Auch wenn es vielleicht sinnvoll erscheint, den Gesprächspartner mit seinem eigenen Spitznamen anzureden, tun Sie das nicht allzu oft bei einem Telefongespräch.

Zuviel des Positiven kann in diesem Falle rasch reizen, verärgern und / oder Ihre Kontakte an störende Anrufbeantworter denken. Richten Sie sich ganz unkompliziert nach der gewohnten Dosierung von Medikamenten, namentlich 3x1. Das heißt einmal zur Begrüßung, einmal in der Mitte eines Gesprächs und einmal am Ende des Telefonats.

Dein Name ist natürlich von Interesse. Erwähnen Sie Ihren Vornamen am Ende der Begrüßungsformel und machen Sie dann eine kurze Verschnaufpause, so werden Sie von Ihren Kontaktpersonen oft wieder kurz begru? Beispiel: Morgendliche Frauen.... Dann geben Sie diese Ansage zurück und antworten auf Ihre Anfrage. Dieser kleine Dialoge wird als "doppelte Begrüßung" bezeichnet.

Falls Ihr Kontakt Ihren eigenen Kontakt wiederholen sollte, sind Sie für ihn kein Anonymus mehr. Für die zwischenmenschliche Verständigung, grundlegend und vor allem am Telephon, sind Detail und Echtheit wichtig. Customer Communication B2B, Telefonakquisition, Kundentreue und Reklamationsmanagement.

Mehr zum Thema