Terminvereinbarung für Außendienst

Ernennung zum Außendienstmitarbeiter

Ist es möglich, die Reisezeit für die Außendienstmitarbeiter bei der Terminvereinbarung zu verkürzen, sind die Vertriebsmitarbeiter ihnen sehr dankbar: Haben wir es geschafft, sie telefonisch zu erreichen, wartet die nächste Hürde auf den Verkäufer z.B. im Außendienst: Der Termin mit dem neuen Kunden am Telefon. Durch die Übernahme der telefonischen Terminvereinbarung für Sie entlasten wir Ihren Vertrieb.

Die Schwierigkeit, Termine für Außendienstmitarbeiter zu planen MitarbeiterInnen

Der Außendienst ist für viele Firmen die Spitze des Vertriebs. Welche Tätigkeiten übt der Außendienstmitarbeiter den ganzen Tag aus? In der globalen Produktionsstudie von Proudfootconsulting[1] wird gezeigt, dass Außendienstmitarbeiter 80 Prozent ihrer Zeit für andere Tätigkeiten und höchstens 20 Prozent für Verkaufszeiten einschließlich Neukundenakquise verwenden. Etwa 30 Prozent der Zeit werden für Verwaltungsaufgaben aufgewendet und etwa 20 Prozent für Anfahrtszeiten.

Betrachtet man, dass ein Servicetermin im Außendienst zwischen 100 - 800 Euro kosten würde, ergibt sich ein großes Optimierungspotenzial im Umsatz. Als Einstellschrauben sind hier sowohl die administrativen Aufgaben als auch die Fahrzeiten möglich. Herzensangelegenheit: Was geschieht eigentlich mit den Reports in Ihrem Hause? Wichtige Information, die zur Dokumentierung eines Terminangebots gehört: Der Ansprechpartner, der Inhalt, hat für beide Parteien ToDo´s und das Umsatzziel für den nächstfolgenden Gespräch vereinbart.

Ist es möglich, die Fahrzeiten für die Außendienstmitarbeiter bei der Terminvereinbarung zu verkürzen, sind die Vertriebsmitarbeiter ihnen sehr verbunden. Zur Erreichung eines vielversprechenden Termins sind aufwändige Vorbereitungsarbeiten erforderlich. Anschließend ist es erforderlich, die entsprechenden Kontakte und Entscheidungsträger zu ermitteln. Die Entscheidungsträger werden in der Regel nicht beim ersten Wahlversuch miteinbezogen.

Aus diesem Grund müssen vor dem Treffen eindeutige Richtlinien festgelegt werden, wenn ein Treffen für beide Parteien Sinn macht. Zum Beispiel die Einhaltung gewisser Voraussetzungen wie Beschaffungsdatum innerhalb der kommenden 6 Monaten, verfügbare Budgets über EUR 60.000, Beteiligung von Entscheidungsträgern an der Bestellung, etc. Als erfolgreiche Terminplanung hat sich eine arbeitsteilige Trennung zwischen Innendienst oder Call-Center-Dienstleistern einerseits und Außendienstmitarbeitern andererseits erwiesen.

Für die Akquisition wertvoller Terminvereinbarungen müssen mindestens 30-40 qualifizierter Telefonanrufe pro Tag getätigt werden. Auch zwischen den Kundenbesuchen kann der Vertriebsmitarbeiter dies nicht tun. Für jeden Vertriebsbereich werden die potenziellen Interessenten in Aktionen zur Terminvereinbarung (1. Terminakquise Hessen) gebucht. Viele Nachreichungen sind oft erforderlich, bevor der passende Entscheidungsträger gefunden und das Potenzial ausgeschöpft werden kann.

Es kann nützlich sein, den Kontakt per Brief oder E-Mail mit weiteren Angaben zu versorgen, bevor ein Gesprächstermin vereinbart wird, und ihn erneut zu verfolgen. Bei der Terminanfrage überprüft die CRM-Software selbstständig, ob die Anforderungen an einen Terminkalender erfüllt sind. Wenn dies der Fall ist, kann der entsprechende Monatskalender für den Vertriebsmitarbeiter eröffnet werden.

In dem offenen Terminkalender zeigt der Call-Center-Mitarbeiter die Distanz vom derzeitigen Call-Partner zu den bereits verbuchten Termin. Wegen der Distanz werden vorteilhafte Datumslücken rot markiert. Die roten Felder deuten darauf hin, dass diese Daten aufgrund der Distanz nicht realisierbar sind. Dadurch werden die Fahrzeiten verkürzt und die effektive Verkaufsdauer beim Verbraucher verlängert.

Für ein erfolgreiches Kundengespräch sendet das CRM-System dem Interessenten vollautomatisch eine Auftragsbestätigung sowie eine detaillierte, kostenlos ablegbare Kundenakte mit allen wichtigen Information. Gleichzeitig kann der Terminkalender auch automatisiert in einen Ausblick- oder Google-Kalender eingegeben oder ein iCal-Element gesendet werden. Auf Wunsch kann das Call Center auch zwei Tage vor dem geplanten Treffen einen Erinnerungsanruf tätigen, so dass der Entscheidungsträger die Zeit für den Außendienstmitarbeiter wirklich freihalte.

Wenn der Außendienstmitarbeiter rechtzeitig nach dem Treffen eine Bestätigung abgibt, ob der Besuch erfolgt ist (oder ggf. verschoben werden muss) und mit welchem Resultat ein wirksames Verkaufscontrolling eingerichtet werden kann. Mit Hilfe der Statistik-Funktion in der CRM-Software können Sie sehen, wie viele Wählversuche für einen Wahltermin erforderlich sind.

Die Anzahl der Daten, ab denen ein Vertrag abgeschlossen wird. Die Effektivität der einzelnen Mitarbeitenden in ihren Vertriebsaktivitäten etc. Es ist auch möglich, einen Teil der Kundentermine, die vom Vertriebsmitarbeiter als negative eingestuft werden, zu verfolgen, um ein effektives Steuerungsinstrument für den Vertriebsmitarbeiter zu erstellen.

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